Partners in de bouwsector

Tien stapstenen naar een succesvolle projectgebonden samenwerking in een ontwerpteam

Colette Demil en Staf Bellens • 4 januari 2018

Hoe realiseert u een succesvolle samenwerking? Daar komt heel wat bij kijken, zoals blijkt uit volgende omschrijving van een kansrijke samenwerking, geplukt uit het managementboek van 2013.

“Een samenwerking is kansrijk wanneer mensen én organisaties zich met elkaar weten te verbinden in een betekenisgevend proces dat recht doet aan de belangen en gericht is op een betekenisvolle ambitie. Het is de grote
opgave daarvoor de juiste condities te scheppen.”

(Edwin Kaats en Wilfrid Opheij, ‘Leren samenwerken tussen organisaties’)

Als uitgangspunt geven we u tien essentiële stapstenen mee.

1. Expliciteer wat u elk voor zich/samen wilt realiseren.
 

Voor u met anderen aan tafel gaat zitten om over een mogelijke samenwerking te praten, moet elke partner voor zichzelf uitmaken wat hij wil realiseren. Welke missie, visie en waarden wenst u te hanteren? Over welke middelen en capaciteiten beschikt u om die effectief waar te maken? Indien elke kandidaat-partner deze oefening voor zichzelf maakt, beschikt u over een duidelijk onderhandelingskader, vermits elke kandidaat-partner op deze manier weet waarvoor de andere kandidaat-partners staan. U kunt vervolgens vrijuit en to the point onderhandelen over een mogelijke samenwerking, waarbij nagegaan wordt in hoeverre de individuele wensen en ambities op elkaar afgestemd kunnen worden en welke middelen hiertoe aangewend kunnen worden.

 

2. Identificeer de aparte/gezamenlijke belangen.


Gezamenlijke belangen zijn een deelverzameling van de individuele belangen. Die laatste moet elke kandidaat-partner dan ook eerst voor zichzelf bepalen:

 

  • Wat staat er voor u op het spel?
  • Wat bent u bereid om in te brengen in de samenwerking, bijvoorbeeld uw netwerk, financiële middelen, kennis en competenties, mankracht, reputatie, andere?
  • Wat wilt u met de samenwerking bereiken, bijvoorbeeld gelijkaardige projecten, een belangrijke referentie, andere?


Zodra elke kandidaat-partner bovenstaande oefening heeft gemaakt, kunnen de gemeenschappelijk belangen geïdentificeerd worden. Hoe grondiger de individuele belangen werden geanalyseerd, des te gemakkelijker zullen de
gezamenlijke belangen kunnen bepaald worden.


3. Leg gezamenlijke doelstellingen en strategieën vast.


Formuleer zo precies mogelijk de gezamenlijke doelstellingen. Minstens dienen volgende vragen beantwoord te worden:

 

  • Wat willen we bereiken?
  • Wie wordt betrokken?
  • Waar zullen we de samenwerking ontplooien (geografische situering) ?
  • Wanneer zullen we de samenwerking aanvatten?
  • Welke aspecten van de doelstelling zijn essentieel?
  • Waarom willen we dit doel bereiken?
     

Doorgaans gaat men ervan uit dat de doelstellingen dienen te beantwoorden aan de SMART-criteria, te weten: ‘specifiek’, ‘meetbaar’, ‘acceptabel’, ‘realistisch’ en ‘tijdgebonden’. Of nog: De vastgelegde doelen dienen gericht te zijn op meetbare eindresultaten die binnen een bepaalde periode gerealiseerd kunnen worden.

 

Eens de gezamenlijke doelstellingen afdoende geïdentificeerd werden, dienen deze concreet ingevuld te worden aan de hand van een gezamenlijke strategie.  Een goede strategie is gebaseerd op drie pijlers:
 

  • Wat wilt u bereiken? (cfr. Hierboven: identificatie van gezamenlijke doelstelling)
  • Waar bent u goed in?
  • Wat vraagt de omgeving/de markt van u?
     

Opdat men via de samenwerking de gestelde doelen zou bereiken, is het immers van belang dat men zich focust op zaken waar men goed in is en waar de omgeving/markt effectief zit op te wachten. Spreek eveneens af welke criteria, methode of procedure u zal hanteren om te bepalen of en in welke mate een doel op een bepaald ogenblik bereikt is.
Ga na of de partijen zich kunnen vinden in de doelstellingen.


Stel een realistisch en uitvoerbaar plan op in functie van knowhow, capaciteit, middelen, beschikbaarheid en bevoegdheden van de verschillende partners. Spreek af wanneer de samenwerking van start zal gaan, hoe u zich zal organiseren om bv. mijlpalen te behalen, en wanneer het doel is bereikt.


4. Wees transparant.


Een kansvolle samenwerking is gebaseerd op transparantie. Een samenwerking waar een van de partijen een verborgen agenda heeft, zal geen kans op slagen hebben. Kies voor openheid en vermijd onduidelijkheden. Omschrijf bijvoorbeeld concreet wat u wilt investeren in de samenwerking: het budget, het aantal mensen of werkuren, andere.


5. Wijs iedereen zijn exacte rol en verantwoordelijkheden toe.


Rollen en verantwoordelijkheden moet u van bij de start ondubbelzinnig toewijzen. Uiteraard kunnen ze achteraf, in de loop van de samenwerking, nog altijd in gemeenschappelijk overleg gewijzigd worden. Wees duidelijk over wie als aanspreekpunt zal fungeren en wat die partner dan wel en niet mag communiceren. Bepaal evenzeer wie en wanneer “de kar zal trekken”. Maak afspraken over een procedure om problemen bespreekbaar te maken en deze op korte termijn te deblokkeren.


6. Maak duidelijke afspraken.


Praktische en duidelijk omschreven afspraken vormen nog altijd de beste manier om discussies achteraf te voorkomen. Stel u hierbij o.m. de vraag welke financiële en praktische afspraken er nodig zijn. Bijvoorbeeld:

 

  • Hoe zal u de kosten en baten (inkomsten-winst) verdelen tussen de verschillende partners.
  • Wie zal praktisch verantwoordelijk zijn voor het opleveren van bepaalde documenten (bijv. inzake facturatie, projecten enz..)
  • Welke format zal gehanteerd worden voor deze documenten?
  • Enz…
     

7. Hanteer een goede communicatie en leiderschapstijl.


Een coöperatief overlegmodel, gebaseerd op consensus, leidt tot beslissingen die door alle partners gedragen worden. Uiteraard kan dat perfect samengaan met een natuurlijk leiderschap. Een goede communicatie is alleszins onmisbaar. Geef de voorkeur aan een constructieve dialoog in plaats van voor luidruchtige confrontaties. Voorzie in voorkomend geval in een korte afkoelperiode. Problemen zijn inherent aan elke samenwerking. Belangrijk is dat u ook dan met elkaar blijft praten en dat iedereen zijn werk blijft doen. Het spreekt voor zich dat duidelijke afspraken bij aanvang onontbeerlijk zijn.


8. Creëer een feedbackcultuur.


Hanteer de stelregel dat u niet per definitie altijd begrijpt wat de andere bedoelt. De ideale aanpak is luisteren, samenvatten en bij onduidelijkheden doorvragen. Luister niet alleen naar de woorden, maar kijk ook naar de lichaamstaal. Bekijk conflicten niet als bedreigingen, maar als kansen. Focus niet op de schuldvraag, maar op de oplossing: hoe pakken we dat dan aan? Ga altijd uit van de feiten. Wat is afgesproken? Wat is er niet in orde?


9. Organiseer een regelmatig en doeltreffend overleg.


Neem de overlegmomenten op in de projectplanning. Spring efficiënt om met dat overleg. Vergader niet om te vergaderen, maar bepaal op voorhand wat u met het overleg wilt bereiken. Is het de bedoeling om tot een beslissing te
komen, om de aanwezigen te informeren of om van gedachten te wisselen over bepaalde topics? Maak gebruik van een agenda om oeverloze uitweidingen en tijdverlies tijdens vergaderingen te voorkomen.


10. Besteed aandacht aan reflectie en monitoring.


Bouw evaluatiemomenten in. Ga bij afloop van elke belangrijke fase na hoe die verlopen is. Bouw zo aan best practices, zodat u niet elke keer opnieuw het warm water moet uitvinden. Ga na hoe het komt dat u tijd verloren hebt of hoe u dat net hebt kunnen voorkomen. Die kennis zal u in de toekomst van pas komen.