Het management van een architectenbureau

Maak werk van uw communicatie

Colette Demil • 6 februari 2018

Een goed doordachte communicatie, offline én online, is belangrijk voor een architectenbureau. Maak er dus tijd en een budget voor vrij. Wij geven graag enkele geheugensteuntjes mee, vertellen hoe u kunt scoren met uw deelname aan een evenement, en laten twee architectenbureaus aan het woord over hun aanpak.

Hoe neemt u met succes deel aan een opendeurdag?

Er zijn tal van evenementen waaraan u kunt deelnemen om potentiële opdrachtgevers te laten kennismaken met uw werk. Stel een lijst op met de to do’s. Zo vergeet u niets en kunt u afvinken wat in orde is. Enkele tips.

 

Kies doordacht het project.

  • Neem bij voorkeur een woning die compleet is afgewerkt en ingericht. Die geeft bezoekers een beter beeld van uw werk dan een verbouwing in werffase. Bovendien levert een afgewerkte woning mooiere beelden op en dus een attractievere presentatie.
  • Kunt u een opdrachtgever niet overtuigen, maar mag u de woning wel fotograferen of filmen? Nodig het publiek uit in uw architectenbureau om daar kennis te maken met uw werk via een kleine tentoonstelling, maquettes, video, filmpjes …
  • Schakel extra medewerkers in om bezoekers in de woning rond te leiden. Zo voorkomt u dat bezoekers verdwijnen omdat ze te lang moeten wachten. Hebt u weinig hulp, zorg dan dat er tijdens het wachten iets te bekijken valt: plannen, maquettes, een filmpje over de werffase of over andere projecten van het bureau.
  • Leg naamkaartjes, flyers, een infokaart, brochure … om mee te nemen als reminder.
  • Bedank de bewoners voor hun medewerking met een attentie.

 

Investeer in professioneel beeldmateriaal.

  • Kwaliteitsvol beeldmateriaal is essentieel voor een goede projectpresentatie op uw website, in uw newsletters, op flyers, in de catalogus van de openhuizendag …
  • Maak duidelijke afspraken met de fotograaf over de opdracht, het honorarium, de vorm van het aan te leveren materiaal en het gebruik van de beelden. Leg het (multimediaal) gebruiksrecht van de beelden schriftelijk vast, zodat u ze zonder verdere vergoeding kunt gebruiken in gedrukte en digitale publicaties, uiteraard met vermelding van de fotograaf. Vraag beelden in lage (voor digitaal gebruik) en hoge (voor print) resolutie. Sommige architecten doen een beroep op eindejaarstudenten fotografie met een interesse voor architectuur.
  • Geef een goede briefing aan de fotograaf en waak erover dat de woning er binnen en buiten netjes bij ligt als ze wordt gefotografeerd. Voor een renovatieproject werken beelden voor en na de werken inspirerend.

 

Maak werk van een eigen communicatietraject.

  • Hoewel de organisatoren een  opendeurdag zoals De Vlaamse Renovatiedag flink promoten, is het goed aanvullend zelf promotie te voeren. Enkele tips. Verkondig uw  deelname via uw website, newsletter, Facebook, LinkedIn, Twitter … Maak een origineel filmpje voor YouTube, uw website en Facebook. Plaats een banner onderaan alle mails die het bureau uitgaan in de weken voor het evenement. Mail naar de adressen uit uw database. Verstuur of mail een persbericht met kwaliteitsvol beeldmateriaal naar (regionale) bladen en magazines, de regionale tv. Leg een kaart of flyer op strategische plaatsen zoals de bibliotheek, banken, notarissen, kapsalon, sportcentra, bepaalde winkels. Benut het netwerk van familie, kennissen en vrienden.
  • Verzorg uw presentatie in de catalogus met goede beelden en een bondige informatieve tekst. Controleer alle coördinaten op uw projectfiche: namen, adres, telefoon, e-mail, eventueel bezoekuren.

 

Zin om toekomstige verbouwers te verwelkomen in uw project? Klik hier om mee te doen met de Vlaamse Renovatiedag.

Altijd in the picture

 

Creëer een huisstijl.

Offline begint uw communicatie met een geslaagde huisstijl. Die bepaalt mee de uitstraling van uw bureau. Houd er rekening mee dat naam, logo, kleur, beeld en lettertype jaren moeten meegaan. Let op de leesbaarheid van de naam als u die verwerkt in een grafisch logo of op een gekleurde ondergrond. Beperk het aantal kleuren. Kies geen baseline in het Nederlands als u in het anderstalige landsgedeelte of in het buitenland wil prospecteren. Gebruik uw naam en huisstijl op alle drukwerk en digitale communicatie: naamkaartjes, briefpapier, briefomslagen, facturen, wenskaarten, offertemappen, brochures, projectfiches, persmappen, werfborden, website, mails, newsletter …

 

Gebruik opvallende werfborden.

Benut uw naam en huisstijl ook voor uw werfborden. Die moeten de aandacht trekken en vanop afstand goed leesbaar zijn. Let op de afmetingen van het bord, het materiaal, het lettertype, de grootte van de tekst en de kleuren voor tekst en ondergrond.

 

Inventariseer welk drukwerk u nodig hebt.

Kies voor het drukwerk een formaat met weinig papierverlies. Papiersoort en afwerking van het drukwerk beïnvloeden het uitzicht en de prijs. Houd rekening met het verschil in kwaliteit en met de dikte van de papiersoorten. Een dun papier met ‘doorslag’ kan hinderlijk zijn bij gebruik voor bv. uw portfolio, een presentatiemap voor een wedstrijd, offertes, contracten.

 

Verspreid naamkaartjes.

Zorg dat u altijd naamkaartjes bij de hand hebt, niet alleen als u gaat netwerken. Een naamkaartje vertelt wie u bent, wat u doet, waar en hoe men u kan contacteren. Kies voor een formaat dat past in de doorsnee portefeuille of visitekaarthouder. Grote kaartjes zijn onhandig en moeilijk weg te bergen. Neem een tweeledig naamkaartje of bedruk beide zijden als u diverse activiteiten of meerdere adressen moet vermelden. Tekst op een zwarte of donkere fond of een ondergrond met een druk motief is dikwijls moeilijk leesbaar.

 

Stel een portfolio samen.

Maak werk van een portfolio die een beeld schetst van uw bureau, activiteiten, realisaties,  ervaring. Een portfolio bewijst dat u over de nodige competenties beschikt, schept vertrouwen, inspireert. Vandaag combineren heel wat architecten een ‘papieren’ en een digitale overzichtsmap. Gebruik bij een digitale portfolio lage-resolutiebeelden, die sneller laden.

 

Pak uit met goed beeldmateriaal.

Zorg dat  u de professionele beelden van de fotograaf die u inschakelde, vrij kunt gebruiken voor uw website, portfolio, publicaties, Facebook, Instagram. Toon afgewerkte projecten. Laat eventueel storende elementen wegshoppen. Combineer bij een renovatieproject beelden voor en na de werken.

 

Bouw aan uw perscontacten.

Redactionele aandacht is een belangrijk, efficiënt en gratis promotiemiddel en kan werk genereren.  Stel een perslijst op met media (kranten, tijdschriften, lokale, media, websites, newsletters, magazines van fabrikanten …) en contactpersonen. U vindt die op de websites of in de colofon van het blad. Voor de lijst van lokale persmedewerkers kunt u terecht bij de stad of gemeente. Informeer journalisten en architectuurfotografen geregeld over nieuwe projecten, evenementen, awards.

 

Over naar uw digitale communicatie

 

"Online communiceren kunt u via een waaier aan kanalen: website, mails, blogs, Facebook, LinkedIn, newsletters, YouTube, Pinterest, Instagram … Vandaag zijn er nog altijd architecten zonder website. Een gemiste kans, want potentiële bouwheren zoeken op het internet steeds vaker projecten die hen aanspreken.

 

Maak werk van uw website.

Zorg dat uw website ook op tablets, smartphones en smart tv’s optimaal wordt weergegeven en goed werkt. Maak de website gebruiksvriendelijk en overzichtelijk. Eens aangeklikt moeten de website en de beelden snel openen. Vul projecten geregeld aan, verwijder content die niet langer relevant is. Plaats links naar uw sociale media zoals Facebook. Vermeld uw coördinaten. Als bezoekers alleen een vraag kunnen versturen, loopt u gegarandeerd contacten mis.

 

Overweeg een periodieke newsletter.

Hebt u geen tijd voor een newsletter, verstuur dan periodiek een e-mail met nieuws.  Stoffeer Facebook royaal en benut de rubriek news op uw website.

 

Verzorg uw sociale netwerken.

Het grote bereik is de belangrijkste troef van sociale netwerken. Via LinkedIn en Facebook kunt u interessante contacten leggen, kennis delen met andere leden, interesse wekken voor uw werk, uw deelname aan een evenement meedelen, vacatures melden.

"Wie veel interactie wil, communiceert ook online"

Internet is nagenoeg voor iedereen toegankelijk. Heel wat interactie met (potentiële) klanten gebeurt dan ook online. Hoe zorgt u er voor dat een klant blij wordt van de online communicatie met uw architectenbureau? Wij vroegen het aan Annick Op de Beeck van FCR Media, gespecialiseerd in digitale oplossingen.

 

1 Zet correcte en vlot te vinden gegevens op uw website.

Als (potentiële) klanten minutenlang moeten zoeken naar een telefoonnummer of een e-mailadres, haken zij af. Heel wat opzoekingen gebeuren via tablet en smartphone. Uw website moet aangepast zijn aan elk scherm.

 

2 Vergeet de sociale media niet.

Eén van de belangrijkste spelers is Facebook. Voor veel gebruikers is dat een actualiteitsbron en zelfs een zoekmachine, ook voor bedrijfsinformatie. Bovendien kunt u klanten via Messenger snel verder helpen. Vergeet niet door te linken naar uw website en omgekeerd. Zo creëert u traffic naar uw website en vergroot u uw bereik.

 

3 Spreek de taal van uw klant.

Vaktermen die voor u duidelijk zijn, zijn dikwijls Latijn voor uw klant. Als iemand u niet begrijpt, zal hij ook niet met u in zee gaan. Bij het woord ‘sonderen’ weet u meteen dat het om een grondonderzoek gaat, maar uw klant hoort het misschien in Keulen donderen. Luister goed naar uw klant en stem uw communicatie op hem of haar af.

 

4 Vergeet bestaande klanten niet.

Investeer niet alleen in het werven van nieuwe klanten. Bestaande klanten zijn de ideale ambassadeurs van uw bedrijf en mogen weten dat u hen apprecieert. Een eindejaarsboodschap op uw Facebookpagina en website of een mailing waarin u hen bedankt, doet wonderen.

Hoe communiceren uw collega’s? Twee verhalen uit de praktijk.

 

Klaarchitectuur

Architect Gregory Nys van Klaarchitectuur, een architectenbureau met 6 medewerkers, zweert bij een goed doordachte communicatie, offline en online. Daarvoor kan hij terugvallen op zijn partner Nadia Jottard. “Ik sta in voor de communicatie, maar voor het onderhoud van onze website en voor onze digitale newsletter schakelen wij een extern communicatiebureau in. Wij vertellen wat er in de nieuwsbrief moet. Zij zorgen voor de tekst en de verspreiding naar ruim 2200 adressen uit ons databestand. Dat zijn adressen van bestaande en nieuwe klanten, prospects, ons netwerk. Via mond-tot-mondreclame krijgen we heel wat opdrachten binnen. Daarom hechten wij veel belang aan een goede relatie met vroegere opdrachtgevers. Wij houden hen op de hoogte en nodigen hen uit op evenementen.”

 

Is een extern communicatiebureau duur? “Dat valt best mee. Wij betalen 300 tot 400 euro voor elke driemaandelijkse newsletter. Daar bovenop komt 1.000 tot 1.500 euro voor de professionele fotografie van de projecten. Een flinke investering, maar kwaliteitsvolle foto’s zijn belangrijk voor een architect. Bovendien gebruiken wij die beelden zowel voor de newsletter als voor onze website, Facebook, reportages en op Instagram waar wij intussen meer dan 1.000 volgers hebben. Alleen op Facebook posten wij af en toe niet-professionele foto’s, bv. een werf die Gregory fotografeerde.”

 

“Alle beelden staan ook op de laptop van Gregory. Zo kan hij tijdens een verkennend onderhoud met een potentiële opdrachtgever meteen een reeks projecten tonen. Dat vergemakkelijkt het gesprek.”

 

“Onze website toont wat we doen. Aanvankelijk hadden wij geen tekst bij de projecten, maar ons communicatiebureau adviseerde ons een korte tekst met voldoende keywords om hoog te staan in de ranking van zoekmachines zoals Google.”

 

Waarover communiceert Klaarchitectuur? “Vooral over ons bureau, onze projecten en de evenementen die wij zelf organiseren of waaraan we deelnemen zoals De Renovatiedag en Mijn Huis Mijn Architect. Dat loont. Uit elke deelname kwam tot hiertoe minstens één opdracht, uit de Renovatiedag van 2016 zelfs twee.”

 

“Af en toe organiseren wij zelf een evenement, bv. toen Gregory vorig jaar 20 jaar aan de slag was als architect. In 2014 was er rond  het 15-jarig bestaan van het bureau een evenement. Dat kondigen wij aan in onze newsletter, op Facebook en via gedrukte invitaties. Een mooie uitnodigingskaart heeft meer impact dan een digitale uitnodiging.”

“De verbouwing van de kapel tot architectenbureau heeft heel wat losgemaakt. Wij hebben toen flink wat mailings verstuurd, ook naar de pers. Resultaat: publicaties alom, onder andere in designboom magazine en binnenkort in een magazine in China en in The Economist.”

 

“Wij denken ook na over de manier waarop wij deelnemen aan een opendeurdag. Sinds enkele jaren werken wij op afspraak. Je krijgt dan minder maar wel geïnteresseerde bezoekers. Omdat het moeilijker wordt om een bouwheer zijn woning te laten openstellen, gebruiken wij geregeld ons architectenbureau als ontmoetingsplek. Onze kapel vormt een mooi decor voor de kennismaking met ons werk.”

 

Licence to Build

Architecten Jos Leyssens en Geert Van Wesemael zijn de drijvende krachten achter Licence to Build, een architectenbureau met 30 medewerkers. Jos’ echtgenote Herlinde Leyssens leidt de communicatie mee in goede banen. Welke zijn de fundamenten? “Wij combineren online en offline communicatie. Facebook is het meest dynamische medium. Dat spekken wij voortdurend met nieuws, weetjes, beelden en korte teksten over de oplevering van een gebouw, de opening van een school, een nieuwe werf, een evenement, vacatures. Met Twitter sturen wij tweets de wereld in, bv. over onze deelname aan de Renovatiedag, de opdracht voor een groot project … Op Instagram delen wij foto’s van afgewerkte projecten of van een hallucinante werf. De website schetst een beeld van ons bureau via de projecten, voorstelling van ons team en andere info.”

 

“Voor de promotie van onze deelname aan De Vlaamse Renovatiedag schakelen wij al onze online kanalen in: website, Facebook, Linkedin. Ook komt onderaan elke mail van elke medewerker een banner.  Daarnaast mailen wij naar zo’n 2.000 adressen van klanten, leveranciers, aannemers, kennissen, bezoekers van de evenementen, ons netwerk. Verder informeren wij  journalisten en de lokale pers. Tijdens een openhuizendag leggen wij in de woning naamkaartjes, brochures en promomateriaal zoals kartonnen meetlatten met daarop de afmetingen van diverse ruimtes. Zoiets houdt een potentiële bouwheer bij.”

 

“Verder proberen wij op te vallen door creatieve ideeën. Omdat het op het eind van het jaar altijd razend druk is, waren wij altijd te laat met onze wenskaarten. Daarom hebben wij die vervangen door een originele Valentijnskaart, verstuurd met de post. Digitale wenskaarten worden direct weggegooid, maar een mooie gedrukte kaart bewaart men. Intussen zijn onze Valentijnskaarten een collector’s item.”

 

“Elk jaar steunen wij met ons architectenbureau een goed doel en dat communiceren wij uitgebreid. Eind 2017 was er een evenement als steun voor de Warmste week van Music for Life. De jaren daarvoor hebben wij geld ingezameld voor de vzw Born in Africa.”

 

“Volgend jaar vieren wij het 25-jarig bestaan van het architectenbureau met een boek en een evenement. De ideale gelegenheid om ons bureau weer eens in de kijker te plaatsen.”