belangenbehartiging

Succesvol samenwerken met de dienst RO

13 juli 2021

Wanneer er wordt gebouwd of verbouwd is vaak een omgevingsvergunning nodig. Zeker bij complexere aanvragen is er voorafgaand aan het indienen van die aanvraag contact nodig tussen de stedenbouwkundige dienst van de gemeente en de architect als belangenbehartiger van de initiatiefnemer. NAV wil jou daarom als architect om de broodnodige dialoog met de gemeentelijke stedenbouwkundige diensten kwalitatiever te maken.

In een aantal gemeentes is de bereikbaarheid van de stedenbouwkundige loketten de laatste jaren moeilijker geworden. Daardoor is het moeilijker de slaagkansen van een vergunning in te schatten, omdat er minder voorafgaandelijk overleg mogelijk is. De slechtere bereikbaarheid zou o.a. te maken hebben met de digitalisering van het aanvraagproces via het online loket, waardoor er minder fysiek contact is. Door corona is die digitalisering nog verhoogd. Daarnaast zien we dat veel gemeentes nog zoekende zijn binnen de uitgebreide verantwoordelijkheden die ze de laatste jaren hebben gekregen. Ze worden geconfronteerde met een grotere taaklast en moeten op zoek naar extra personeel. Ook moeten ze een nieuwe visie ontwikkelen i.f.v. de aangekondigde bouwshift. Dat vergt allemaal veel van de overbevraagde stedenbouwkundige diensten.

 

In een aantal gevallen stellen we vast dat het onvolledig of onontvankelijk verklaren van een aanvraag oneigenlijk wordt gebruik door de gemeente om tijd te winnen, omdat dan alle procedures terug beginnen te lopen. Het gebeurt ook dat na de aanvraag advies-instanties plots negatief adviseren, terwijl het voordien anders was gesteld of er vooraf geen overleg hierover mogelijk was.

 

Dienstbare overheid

 

Als belangenorganisatie voor architecten vinden we dat de overheid dienstbaar moet zijn voor haar burgers, zijnde opdrachtgevers en bouwheren. Architecten mogen dan wel de rechterhand zijn en de bouwadviseur die hun begeleidt in het proces, het kan niet zo zijn dat zij ingeschakeld worden als slechtnieuwsbrenger omdat de overheid er niet in slaagt deze kerntaak tot een goed einde te brengen. Het is inderdaad zo dat architecten vaak als verantwoordelijke worden aangewezen door hun bouwheren, alsof ze de aanvraag niet goed hebben voorbereid. Dat is zeer nefast voor het imago van het beroep van architect.

 

Dat dit een wijdverbreid fenomeen is, bewijst deze enquête van eind vorig jaar. We hebben toen gepeild bij architecten naar hun algemene tevredenheid over de werking van de stedenbouwkundige diensten. De resultaten waren erg verontrustend. Minder dan 25% van de architecten is tevreden over de kwaliteit van antwoorden en de bereikbaarheid van de loketten stedenbouw voor eerstelijnsadvies. Als het over de snelheid van antwoorden gaat loopt dit percentage zelfs terug tot 10%.

 

Wat NAV doet

 

Zeker bij complexere aanvragen is er voorafgaand aan het indienen van die aanvraag contact nodig tussen de stedenbouwkundige dienst van de gemeente en de architect als belangenbehartiger van de initiatiefnemer. Doordat vooraf de regelgeving kan worden toegelicht, de randvoorwaarden van het project kunnen worden meegegeven of het idee van het concept aan de gemeente kan worden toegelicht, is er meer kans dat later vlot een vergunning wordt verkregen. Omdat zowel gemeenten als architecten belang hebben bij een goed lopend voortraject, stelden de koepelverenigingen VVSG, NAV, BVA en de Orde van Architecten een charter op over hoe het ideale voortraject eruit ziet.

 

Dit ideale voortraject wordt gedefinieerd aan de hand van vijf concrete engagementen die de samenwerking tussen lokale besturen, architecten en vastgoedprofessionals ten goede komen:

 

  1. Communicatie over ruimtelijke regelgeving en projecten: De benodigde informatie wordt actief uitgewisseld, opgezocht en/of vlot vindbaar gemaakt.
  2. Respect voor ieders rol: De betrokken partijen stellen heldere vragen en geven duidelijke antwoorden, gericht op oplossingen.
  3. Goed voorbereid aan de slag: Door de regelgeving inzichtelijk te maken en dossiers volledig samen te stellen, kan vlot en correct samengewerkt worden.
  4. Communicatie op maat van het project en de vraag: Voor elke vraag wordt het meest geschikte kanaal gebruikt.
  5. Een transparante dialoog binnen de voorbespreking: Een voorbespreking op basis van een goed idee of ontwerp kan tijdverlies voor gemeenten en architecten voorkomen. Na afloop van een voorbespreking worden vervolgafspraken vastgelegd.
     

Gemeenten en architecten of anderen die vergunningen aanvragen kunnen aan de hand van dit Charter nagaan op welke punten het voortraject kan worden verbeterd. Daarbij kan het zowel gaan om een relatief simpele informatievraag als het doorspreken van een groter bouwproject.

 

Gemeentelijke personeelsleden, politici en architecten worden uitgenodigd om het charter door te nemen en na te gaan of de bestaande werkwijze verbeterd kan worden. Luc Kupers, lid van de Raad van Bestuur van de VVSG en adjunct-algemeen directeur van de Stad Gent: “Op veel stedenbouwkundige diensten is het ontzettend druk, wat een degelijk voortraject des te belangrijker maakt. Duidelijke verwachtingen en afspraken aan beide zijden maken een efficiënte samenwerking mogelijk voor kwalitatieve projecten op ruimtelijk geschikte locaties. Het charter creëert een behapbaar kader om hier werk van te maken.” 

 

De Stad Gent nog een stapje verder: het charter resulteerde daar al in een concreet engagement om onder andere de termijnen waarbinnen advies wordt gegeven of overleg te organiseren vast te leggen. Via dit afsprakenkader willen de betrokken architecten, hun beroepsverenigingen en Orde en het stadsbestuur komen tot een hogere procesefficiëntie en de best mogelijke ruimtelijke kwaliteit.

Documenten