nav.be / nieuws / voorbij uurtje-factuurtje. de echte meerwaarde van tijdsregistratie

Interview

Voorbij uurtje-factuurtje. De echte meerwaarde van tijdsregistratie

Ir-arch. Elise Noyez • 24 april 2023

Niet alleen voor medewerkers

Tijdsregistratie staat bij architecten niet noodzakelijk hoog op de prioriteitenlijst. Tijdens het NAV Ondernemersatelier en de diverse workshops rond planning, organisatie en kostencalculatie bleek in ieder geval dat heel wat architecten nog niet aan tijdsregistratie doen. “In grotere kantoren is er vaak nochtans wel een zekere vorm van tijdsregistratie in voege”, vertelt Paulien Gekiere. “Alleen dient die meestal enkel voor de zelfstandige medewerkers. Willen zij betaald worden, dan kunnen ze immers niet anders dan hun uren registreren. Bij een eenmanszaak is die nood er niet, en ook architect-vennoten van grotere bureaus houden zich er niet noodzakelijk mee bezig. Absurd, natuurlijk, want als er op een team van tien personen twee vennoten zijn, dan gaat het om 20% van je uren waar je geen grip op hebt.”

“Het is inderdaad opmerkelijk hoe architecten soms ‘achteruitleren’”, beaamt Kaatje Spapen. “Een architect die als medewerker nog heilig zijn uren registreerde, stopt ermee van zodra hij vennoot wordt. Terwijl het in die hoedanigheid net nog veel belangrijker is om te weten waar je je tijd aan spendeert. Veel meer dan de zelfstandige medewerkers zijn het nu eenmaal de architect-ondernemers die elke dag tot ’s avonds laat werken, die hun kinderen niet in bed kunnen steken en die hun work-life balans kwijt zijn. We zijn opgegroeid met het idee dat dat erbij hoort, maar dat is een absolute misvatting. Een succesvolle ondernemer heeft een goeddraaiend bureau én een persoonlijk leven.”

“Een succesvolle ondernemer heeft een goeddraaiend bureau én een persoonlijk leven”

Een van de grootste eye-openers voor vennoten die aan tijdsregistratie beginnen doen, is volgens Spapen dat er een onderscheid is tussen in je zaak werken en aan je zaak werken. “Veel architect-vennoten spenderen nog quasi hun volledige werkdag aan projecten. Maar dat is natuurlijk de reden waarom ze ’s avonds hun administratie moeten doen of in het weekend met hun boekhouder moeten samenzitten. Door dat zwart op wit te zien staan, begrijpen architecten plots dat ze met de verkeerde dingen bezig zijn. Het projectwerk kunnen ze immers ook aan hun medewerkers uitbesteden; het uitbouwen van hun onderneming niet.” Gekiere: “Of toch niet zomaar. Het vergt in ieder geval een duidelijk zicht op je strategische doelen.”

Kaatje Spapen - Foto: Soulful Portraits Photography

Registratie, nacalculatie, prognose

Veel meer nog dan een inzicht in de persoonlijke tijdsbesteding van vennoten an sich, biedt tijdsregistratie volgens Spapen en Gekiere vooral een enorme en noodzakelijke bron van informatie om aan de knoppen van de onderneming te draaien en een architectenbureau winstgevend te maken - en te houden.

Spapen: “In de eerste plaats biedt tijdsregistratie je natuurlijk een beter inzicht in hoeveel tijd bepaalde zaken en fases in een project juist in beslag nemen. Het voorontwerp is daarvan het beste voorbeeld, want de tijd die daarin kruipt wordt bijna per definitie onderschat. Zelfs voor ervaren mensen is het moeilijk om correct te benoemen hoeveel tijd ze bijvoorbeeld spenderen aan onderzoek, aan de zoektocht naar inspiratie, aan overleg met klanten en collega’s. Pas wanneer je dat nauwgezet gaat registreren, zie je hoeveel uren er daadwerkelijk in zo’n voorontwerp kruipen en hoe waanzinnig laag de vergoeding voor die fase in verhouding eigenlijk is.”

Tijdsregistratie is in dat opzicht een essentiële pijler voor de nacalculatie. “Dankzij tijdsregistratie kan je perfect nagaan of een bepaald project, dan wel een zekere fase in dat project, rendabel is geweest. Het jammere is dat veel architecten het daar ook effectief bij laten. Terwijl je die analyse nog veel verder kan doortrekken tot over de verschillende projecten heen. Dat is na de eigenlijke registratie en de nacalculatie het derde en meest waardevolle stadium van tijdsregistratie: de prognose.”

Tijdsregistratie als strategische tool

Die laatste stap werpt volgens Gekiere in elke fase van een project en ondernemingstraject zijn vruchten af. “Nog voor een project van start gaat, laat de verzamelde informatie je toe om je prijszetting bij te sturen en betere offertes op te maken. Uit voorgaande realisaties kan je immers perfect afleiden hoeveel tijd een bepaald type project gemiddeld in beslag neemt. Bovendien kan je op basis van een best en worst case scenario beter afbakenen welke diensten standaard in je aanbod vervat zitten, en welke een meerkost met zich meebrengen. En dat kan je doorheen de looptijd van een project dan weer stelselmatig opvolgen, zodat je tijdig kan ingrijpen en aan de klant signaleren wanneer de dingen de foute kant op gaan.”

Paulien Gekiere

“Misschien blijkt dat je op een bepaald type projecten altijd verlies maakt, terwijl andere je steevast winst opleveren”

“Op een meer overkoepelend niveau, tot slot, laten tijdsregistratie en nacalculatie je toe om meer strategische keuzes te maken voor je onderneming. Want misschien blijkt dat je op een bepaald type projecten altijd verlies maakt, terwijl andere je steevast winst - en idealiter ook werkvreugde - opleveren. Dan weet je dat dat de projecten zijn waarnaar je op zoek moet.”

Niet alleen het financiële plaatje heeft op die manier baat bij tijdsregistratie, benadrukt Spapen nog; ook de planning vaart er wel bij. “Door prognoses te maken, introduceer je een zekere voorspelbaarheid in je activiteiten en dus een houvast voor je planning. Zeker voor de globale bureauplanning is dat een belangrijke meerwaarde. Want uiteindelijk is het pas als je alle projectplanningen samenbrengt, dat je echte inzichten krijgt. Dan kan je afleiden tot wanneer er werk is voor iedereen, wanneer je een nieuw project kan opstarten en hoeveel inkomsten er volgende maand precies gegenereerd zullen worden. En zo kan je je zaak optimaal leiden.”

Aan de slag

Op de vraag hoe je zo’n tijdsregistratie dan best aanpakt, is het antwoord van Spapen en Gekiere unaniem: “Maak het jezelf niet te moeilijk.” Spapen: “Veel architecten laten zich afschrikken door het idee dat ze meteen een heel systeem moeten opzetten dat de tijdsregistratie koppelt aan de boekhouding, de facturatie, de betalingscontrole, enzovoort. Dat kan allemaal wel, maar het hoeft daarom niet. De essentie is dat je je uren registreert en vervolgens analyseert. Daarvoor kan je administratieve software gebruiken, maar misschien geraak je met een spreadsheet ook al vooruit. Het is een kwestie van te vinden wat bij jou past.”

“Maak het jezelf niet te moeilijk: de essentie is dat je je uren registreert en vervolgens analyseert”

“Er zijn inderdaad heel wat architecten die gewoon Excel gebruiken, maar ook Harvest, Teamleader, ArchX, Toggle en Odoo zijn onder architecten populair”, vult Gekiere aan. “Hou daarbij wel in de gaten voor welke sector een bepaalde tool ontwikkeld is. Veel programma’s richten zich bijvoorbeeld op communicatiebureaus of andere ondernemingen waarvan de projecten een veel kortere doorlooptijd hebben dan in de architectuur. Als je dat op je eigen activiteiten wil afstemmen, kan dat wel eens schuren. Denk dus goed na over hoe je je werking in het keurslijf van de software giet en wees je bewust van de beperkingen. Wil je optimaal gebruikmaken van een bepaalde software, dan vergt dat hoe dan ook tijd en energie.”

De tijdsregistratie vormgeven, doe je best op projectbasis. Spapen: “Laat per project en per projectfase het aantal uren registreren, maar vergeet uiteraard niet om ook je onderneming als project in de tijdsregistratie op te nemen. Als fases of subcategorieën kan je dan bijvoorbeeld marketing, administratie, HR, analyse en prijszetting opnemen. Dat is heel eenvoudig te implementeren.” “In wezen kan je zo’n tijdsregistratie volledig naar je hand zetten”, besluit Gekiere. “Voor de ene architect zal het waardevol zijn om alles uur per uur te registreren, maar een architect die helemaal alleen werkt zal misschien genoeg hebben aan globale informatie per dagdeel. Of word je regelmatig in je werk gestoord door vragen en telefoons en ben je bang dat je tijdsregistratie daarom niet representatief is? Maak dan eventueel een aparte categorie voor ‘bellen diverse’. Zolang je je tijd maar registreert.”

“Het is ook niet erg als je het niet meteen ‘juist’ doet”, onderstreept Spapen. “Net zoals zoveel andere aspecten van ondernemen, is tijdsregistratie een iteratief proces. Het is een gewoonte die je jezelf moet aanleren. Heb je het een dag laten liggen? Dan pik je het de dag nadien gewoon weer op. Blijkt de gekozen tool voor jou toch niet te werken? Dan ga je met extra inzichten op zoek naar een nieuwe. Uiteindelijk moet je er gewoon mee starten. Want als je dat niet doet, dan weet je nooit wat je nodig hebt en hoe het beter kan.”

terug naar overzicht