Het beroep van de architect
Communiceren met (potentiële) opdrachtgevers
Katrien Depoorter • 29 november 2023
Vincent Van Den Broecke
Houd je website eenvoudig
"Een website is en blijft een uitstekend communicatiemiddel. Hoewel die van ons dringend aan een nieuwe hedendaagse look & feel toe is blijven veel klanten ons via deze weg vinden. Onze ervaring leert ons dat je beelden mag laten spreken. Particuliere opdrachtgevers willen uiteindelijk gewoon weten of ze je stijl mooi vinden of niet. Aan conceptuele of filosofische teksten hebben ze weinig. Een architectenbureau dat meer inzet op professionele klanten of openbare besturen moet wellicht wel meer inzetten op omkadering. Je doelgroep kennen is dus erg belangrijk."
Wees actief op sociale media
"A-typisch maar voor ons wel heel efficiënt is communicatie via X, vroeger Twitter. Ik deel er al tien jaar op regelmatige basis mijn mening over architectuur, bouwgerelateerde en andere onderwerpen en heb daardoor een groot netwerk opgebouwd. Dat netwerk onderhouden vraagt tijd, ik ben daar dagelijks mee bezig. Tussen mijn opiniërende tweets post ik uiteraard ook beelden van onze projecten. Ik toon niet alleen mooie plaatjes maar ook de uitdagingen waarmee we als architect te maken krijgen. Van alle sociale media genereert X de meeste opdrachten voor ons. Ook op Facebook en Instagram posten we foto’s van projecten, vroeger wel meer dan nu. Op Snapchat en TikTok zijn we nog niet actief, terwijl we daar wel onze klanten voor binnen enkele jaren zouden kunnen bereiken."
Maak van bij het begin goede afspraken rond communicatie
"Wat zijn de verwachtingen van je klant en waar liggen jouw grenzen? Wil je opdrachtgever je dagelijks horen terwijl jij vindt dat een paar vaste momenten in de week volstaan? Wees daar dan meteen duidelijk over. Als architect mag of moet je je opdrachtgever opvoeden inzake communicatie. Creëer een duidelijk verwachtingspatroon en doe er nadien alles aan om het ook waar te maken."
Maak een informatiebrochure
"Na jarenlange trial & error werken wij binnenkort met een informatiebrochure waarin een samenwerking stap per stap wordt uitgelegd: wat zijn onze engagementen en wat verwachten we van de opdrachtgever? Wij ambiëren strikte timings, maar verwachten dat ook van onze klanten. Dat ze bijvoorbeeld drie weken tijd krijgen om feedback te geven op een voorontwerp - zodat wij ons ook aan onze planning kunnen houden- staat daarin vermeld. We leggen uit dat wederzijdse inspanningen nodig zijn om binnen de vooropgestelde termijn onze doelen te kunnen halen. Een bijkomend voordeel is dat je potentiële klanten na een verkennend gesprek iets tastbaars meegeeft en dat is ongetwijfeld een meerwaarde."
Wees transparant maar verlies je niet in communicatie
"Klanten worden -begrijpelijkerwijs- steeds veeleisender. De stroom aan e-mails is continu en je kan een hele dag vullen met die allemaal te beantwoorden. Wij raden jonge architecten bij ons aan om zich daar niet in te verliezen en te doseren. Zet je mailboxmeldingen uit wanneer je je moet kunnen focussen en werk met een tijdsblok voor het beantwoorden van mails. In al hun enthousiasme nemen veel starters ook ’s avonds de telefoon op. Dat is normaal, maar na een tijd mag je dat afbouwen. Ook architecten hebben recht op een leven naast het werk."
Beperk je tot één communicatiekanaal
"Klanten proberen je op tal van manieren te bereiken. Krijgen ze niet meteen een mail terug, dan grijpen ze naar de telefoon of trachten ze je te pakken te krijgen via WhatsApp of zelfs Messenger. Wij proberen duidelijke afspraken te maken met onze opdrachtgevers: professionele boodschappen horen in de mailbox. Ook aannemers weten dat we geen gevolg geven aan foto’s via WhatsApp. Voor noodgevallen kunnen ze ons uiteraard wel bellen."
Kwade klant? Wacht om te antwoorden
"Elk bouwproject gaat gepaard met rimpels op het water. Als architect krijg je daardoor wel eens harde boodschappen te verduren. Beantwoord die niet de dag zelf, maar wacht tot de emoties en de adrenaline zijn weggeëbd. Overleg even met je collega’s of bevriende architecten uit een ander kantoor over hoe je dit het best aanpakt. Je antwoordt beter niet via mail, zelfs niet via telefoon. Een face-to-face gesprek is in zo’n geval het best. Neem dan geen defensieve houding aan, ontken ook het probleem niet maar zoek naar een oplossing en benadruk dat jullie aan een gemeenschappelijk doel werken: samen een project realiseren. Een boze opdrachtgever die even de controle verliest en dat op jou uitwerkt? Het overkomt ons allemaal. Wees je dan bewust van je eigenwaarde en je rol."
Vermijd radiostiltes
"Slecht nieuws is beter dan geen nieuws. Voicemailberichten niet beluisteren, dagenlang je telefoon niet opnemen of een mail niet beantwoorden omdat je iets vervelends te melden hebt, is not done. Je verbergen heeft echt geen zin en maakt de andere partij alleen maar bozer. Blijf met andere woorden altijd on speaking terms."