Openbare procedure: wanneer mag je een offerte ongeldig verklaren?

Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je als architect constant extra informatie moet vragen aan aannemers. Soms is een inschrijving duidelijk ongeldig. Toch loont het in bepaalde gevallen wel de moeite om de werkelijke bedoeling van de inschrijver te achterhalen. Pas dan kun je een gefundeerde beslissing nemen over de onregelmatigheid van een offerte.

Hier enkele voorbeelden van wat je zoal kan tegenkomen in een openbare procedure. En hoe je best reageert.

Onregelmatige offerte? 4 cases

Geen inschrijvingsformulier

Een inschrijver heeft geen inschrijvingsformulier ingediend.

Het ontbreken van het inschrijvingsformulier is een substantiële onregelmatigheid.

Ontoereikend veiligheids- en gezondheidsplan

Een inschrijver heeft de gevraagde documenten i.v.m. het veiligheids- en gezondheidsplan niet ingediend of heeft geen prijsvaststelling ingediend voor de veiligheidsmaatregelen die voorgeschreven werden door de veiligheidscoördinator.

Ook het ontbreken van documenten voor het VGP is een substantiële onregelmatigheid.

Al hangt dit uiteraard af van:

• De bepalingen van het bestek. Het bestek kan opleggen dat de documenten voor het VGP moeten worden toegevoegd.
• De vraag of de coördinator van mening was dat het VGP noodzakelijk is. Dit volgt uit het KB Tijdelijke mobiele bouwplaatsen van 25 januari 2001. Dit KB stelt dat de aanbestedende overheid verplicht is om voor te schrijven dat de inschrijvers de vereiste documenten moeten voorleggen als de coördinator-ontwerp van mening is dat dit document of deze prijsberekening noodzakelijk is.

Het niet bijvoegen van het VGP leidt tot de substantiële onregelmatigheid als het bestek dit zo uitdrukkelijk heeft voorgeschreven en/of de coördinator het VGP als noodzakelijk heeft beschouwd.

Eenzelfde redenering geldt voor de gevraagde afzonderlijke prijsberekening voor de middelen en maatregelen voorgeschreven in het VGP.

De bepalingen uit het bestek moeten worden gecontroleerd, samen met de verduidelijkingen via de Q&A.

Nulprijs

Een inschrijver heeft een eenheidsprijs van € 0 opgegeven.

Een nulprijs bij een post betekent niet automatisch dat de offerte onregelmatig is. De aanbesteder is op grond van artikel 35 e.v. van het KB Plaatsing verplicht een prijsonderzoek te voeren, op basis van alle stukken die bij de offerte zijn toegevoegd, en indien nodig bijkomende toelichtingen te vragen aan de inschrijver.

De aanbesteder kan hierbij de nulprijs vergelijken met de andere inschrijvers. Als blijkt dat andere inschrijvers wel een prijs hebben geboden voor deze post en de betreffende inschrijver geen toelichting heeft gegeven over deze nulprijs, dan moet de aanbesteder overgaan tot het onderzoek naar abnormale prijzen (artikel 36 van het KB Plaatsing) en moet die de inschrijver bevragen over deze abnormale lage prijs (prijsverantwoording).

Het zonder meer onregelmatig verklaren van de offerte omdat er voor een bepaalde post een nulprijs is geboden, houdt een ernstig risico op wettigheidskritieken in.

Tegenstrijdige prijzen

Een inschrijver heeft twee Excelbestanden ingediend met eenheidsprijzen die tegenstrijdigheden bevatten. Bij een van de Excelbestanden komt het eindbedrag wel overeen met het bedrag op het inschrijvingsformulier.

Als je kunt vaststellen dat een van de Excelbestanden overeenstemt met het bedrag op het inschrijvingsformulier, kun je er redelijkerwijs van uitgaan dat deze Excel telt. Dit moet uiteraard grondig gecontroleerd worden.

Stel dat geen cijfers op het inschrijvingsformulier overeenkomen met het bedrag op de meetstaat, dan lijkt de offerte van de inschrijver onzeker te zijn en een grond tot substantiële onregelmatigheid van de offerte (artikel 76 van het KB Plaatsing).

Verduidelijk vragen mag

Als je onzeker blijft en verduidelijking wenst over de offerte van de betrokken inschrijver, kun je verduidelijking vragen aan de inschrijver (op grond van artikel 34 § 2 van het KB Plaatsing).