Als architect omgaan met slechte betalers

Recht op betaling

Naast de intellectuele voldoening die je als architect uit je werk krijgt, wil je uiteraard passend vergoed worden. Het Reglement van Beroepsplichten zegt dat de vergoedingen die architecten ontvangen hen middelen van bestaan moeten verschaffen en hen moeten toelaten hun beroep in eer en waardigheid uit te oefenen.

In principe hebben architecten recht op een vergoeding voor alle diensten die ze verstrekken in de uitoefening van hun beroep. Je wordt niet vermoed kosteloos te werken. Wel moet je het bewijs leveren van een overeenkomst met de opdrachtgever en van de door jou verrichte prestaties.

Om van dat recht op betaling te komen tot een effectief betaalde factuur, ga je in eerste instantie preventief te werk. Pas in tweede instantie worden er curatieve stappen genomen.

Preventief

Het belang van een schriftelijke overeenkomst

Het zo snel mogelijk opstellen van een schriftelijke overeenkomst bij een architectenopdracht is niet alleen een deontologische verplichting, maar versterkt ook jouw positie om betaald te worden. Ook wanneer een opdrachtgever jou nog geen volledige architectenopdracht toevertrouwt en bijvoorbeeld alleen vraagt enkele schetsontwerpen te tekenen, adviseren we toch om schriftelijk af te spreken welke erelonen wanneer verschuldigd zijn. Dit kan zeer kort via e-mail waarbij je aangeeft wat je tegen welke vergoeding zal aanleveren en met bijgevoegd een aantal algemene voorwaarden.

De afwezigheid van een schriftelijke overeenkomst wordt vaak gebruikt als excuus om niet te moeten betalen. Zeker nu het “opstellen van een schriftelijke overeenkomst” is opgenomen in het Reglement van Beroepsplichten.

Nochtans is een schriftelijke overeenkomst niet nodig om recht te hebben op betaling, ook al is dit een deontologische verplichting. Afspraken tussen partijen kunnen ook op een andere manier worden bewezen, overeenkomstig de gewone bewijsregels. Het is aan de partij die zich beroept op het bestaan van een overeenkomst, om die overeenkomst ook te bewijzen. Wanneer je als architect dus claimt dat er bepaalde afspraken zijn, is het aan jou om te bewijzen dat er hierrond effectief afspraken werden gemaakt en wat de inhoud is van deze afspraken en dit volgens de zogenaamde bewijsregels.

Als een overeenkomst tussen of met een consument wordt gesloten, gelden de bewijsregels van het Boek 8 van het Nieuw Burgerlijk Wetboek. Artikel 8.9 §1 NBW stelt dat voor een overeenkomst met een waarde van meer dan 3.500 euro een schriftelijke overeenkomst moet worden opgesteld. Als er geen schriftelijke overeenkomst is, dan zul je als architect bij ‘begin van schriftelijk bewijs’ het bestaan en de omvang van de overeenkomst moeten bewijzen.

• Als begin van bewijs kan worden verstaan: de handtekening van de opdrachtgever op de plannen of de aanvraag tot het bekomen van een stedenbouwkundige vergunning, een brief van een particulier aan de architect waarin wordt verwezen naar een opdracht, aantekeningen en bemerkingen gemaakt door de opdrachtgever op de plannen van de architect.
• Het loutere feit dat een architect een plan heeft opgesteld en overhandigd heeft aan de opdrachtgever is dan weer geen begin van schriftelijk bewijs, aangezien daaruit geen instemming van de opdrachtgever blijkt.

Bij een overeenkomst tussen ondernemingen, ook tussen een vrije beroeper en een onderneming of tussen vrije beroepers, geldt dan weer een vrije bewijsvoering. Zo geldt het uitblijven van protest door een klant-onderneming op briefwisseling en facturen als een erkenning van het bestaan van een overeenkomst. Hoewel een schriftelijke overeenkomst tussen ondernemingen dus strikt genomen niet verplicht is om te bewijzen dat er afspraken werden gemaakt, is het toch altijd handiger om afspraken op papier te zetten. Zo is er minder kans op discussie en versterk je je positie als architect.

Een schriftelijke overeenkomst is dus:

• deontologisch verplicht in alle gevallen;
• burgerrechtelijk verplicht t.a.v. consumenten voor een bedrag hoger dan 3500 euro;
• aan te raden t.a.v. ondernemingen omdat dat je positie versterkt.

De inhoud van de schriftelijke overeenkomst

Maar wat zet je nu best allemaal in die schriftelijke overeenkomst over de betaling van facturen?

Het is aangeraden om voor een architectuuropdracht te voorzien in tussentijdse betalingen. Als dit niet is gebeurd, zou de opdrachtgever in principe kunnen beweren dat hij maar moet betalen op het ogenblik dat jouw opdracht volledig beëindigd is.

Bovendien kun je sneller inspelen bij problemen als je werkt met tussentijdse betalingen. Wanneer je namelijk bij het eerste moment van tussentijdse betaling vaststelt dat er niet betaald wordt, kun je de verdere uitvoering van je taken opschorten totdat de eerste ereloonnota wordt voldaan. Op die manier loop je als architect minder risico dat je op het einde van de rit geconfronteerd wordt met een insolvabele of onwillige opdrachtgever terwijl je al je prestaties hebt uitgevoerd.

Daarnaast maak je ook best afspraken over de gevolgen van een laattijdige betaling. Zo kun je intresten en een schadevergoeding aanrekenen, maar dan maak je hier best afspraken over. Als je niets bepaalt, dan kun je hoogstens de wettelijke intrest aanrekenen en zal je schade moeten aantonen vóór je een schadevergoeding kan vorderen.

Sinds 1 september 2023 gelden er bovendien nieuwe regels voor consumenten-wanbetalers. De details vind je hier. Deze regels neem je ook best op in je overeenkomst zodat het duidelijk is voor beide partijen waar ze zich aan kunnen verwachten. Je kunt inspiratie halen uit het 'model algemene voorwaarden' van Unizo (zie link hierboven). Als NAV-lid ben je ook automatisch Unizo-lid.

Bij een overeenkomst met een professionele opdrachtgever voorzie je ook best uitdrukkelijk dat bij laattijdige betaling intresten en een schadevergoeding verschuldigd zijn bij het verstrijken van de betalingstermijn en dit van rechtswege. Dat laatste mag je zeker niet vergeten te vermelden. Zonder uitdrukkelijk te bedingen dat de intrest van rechtswege verschuldigd is, zal slechts na het versturen van een ingebrekestelling intrest verschuldigd zijn. Bij consumenten kun je dit sinds 1 september 2023 niet meer voorzien. Hen moet je eerst een herinnering sturen waarin je 14 kalenderdagen bedenktijd geeft. Pas na die 14 dagen kunnen intresten of schadevergoedingen beginnen lopen (al mogen 'kleine ondernemingen' de intrest berekenen vanaf de dag na de dag waarop ze de eerste herinnering sturen, meer uitleg hierover op de site van Unizo). In het hoofdstuk 'Curatief' gaan we hier verder op in.

Ten slot voorzie je in de overeenkomst ook best:

• dat bij niet-tijdige betaling de architect het recht heeft om zijn prestaties op te schorten;
• dat een aanzienlijke niet-betaling van erelonen aanleiding zal geven tot ontbinding van de architectenovereenkomst.

Inschrijving in de KBO

Je kunt als onderneming enkel een rechtsvordering instellen als je correct bent ingeschreven in de KBO (art. III.26 WER). Als je niet bent ingeschreven (of je kunt dit niet aantonen), zal de rechtbank jou een termijn geven om de inschrijving in orde te brengen. Doe je dat niet binnen die termijn, dan zal de rechtbank je vordering vanzelf onontvankelijk verklaren. Dat wil zeggen dat de procedure daar onmiddellijk stopt. Om er dus voor te zorgen dat je een betaling voor de rechtbank kan afdwingen, moet je (liefst ook correct) ingeschreven zijn in de KBO.

CURATIEF

Ondanks een duidelijke overeenkomst en een vriendelijk telefoontje kan het toch zijn dat je klant niet betaalt. Op dat ogenblik kun je actie ondernemen om betaling te bekomen.

EEN (EERSTE) HERINNERING EN AANGETEKENDE INGEBREKESTELLING VERSTUREN

Blijft betaling uit, dan kun je een eerste formele herinnering versturen naar je klant. Gaat het om een consument, dan is deze (gratis) herinnering zelfs verplicht. Bovendien moet je de consument vervolgens 14 kalenderdagen de tijd geven om over te gaan tot betaling. Je kunt deze herinnering per gewone brief of per e-mail versturen. Als je de herinnering op papier stuurt, dan begint de termijn van 14 kalenderdagen pas te lopen vanaf de derde werkdag na verzending. Stuur je de herinnering via mail, dan begint de termijn van 14 kalenderdagen de kalenderdag na de verzending te lopen. Let dan wel op dat je kan bewijzen dat de consument dat mailadres zelf heeft doorgegeven als een geldig adres.

Je vindt hier een model van zo'n eerste herinnering.

Je kunt nadien nog een tweede, derde, … laatste herinnering sturen. Dit hangt volledig af van de gemaakte afspraken en van hoe je jouw klanten benadert. Modellen van opeenvolgende herinneringen, vind je hier.

Is je klant een onderneming of komt er geen reactie op de herinneringen? Dan kun je er ook voor kiezen om onmiddellijk over te gaan tot een aangetekende ingebrekestelling. In dit schrijven wordt best verwezen naar de architectenovereenkomst, de geleverde prestaties, de ereloonnota’s, voorgaande herinneringen en de volgende stappen bij niet-betaling. Je vindt hier een model.

Leden van Unizo (ook NAV-leden) kunnen verder een beroep doen op de aanmanings- en incassoservice van Unizo. In samenwerking met Intrum kun je gratis een aanmaning versturen naar je klant. Als er dan nog geen reactie komt, kun je gebruik maken van de incasso-service van Intrum. Hiervoor krijg je een gunstig tarief. Meer informatie vind je hier.

HET INVORDEREN VIA DE RECHTBANK

Komt er geen reactie op je herinnering(en) en aangetekende ingebrekestelling, dan kun je de betaling afdwingen via de rechtbank. Hiervoor neem je best contact op met een advocaat, die je kan bijstaan in de opmaak van een dagvaarding, het bijwonen van de zitting en de verdere opvolging van het dossier. Ook hier staat NAV, samen met Unizo, haar leden bij. Zo kun je een Unizo-advocaat uit jouw regio opzoeken en krijg je een voucher voor een uur gratis advies bij deze advocaat. Meer info vind je hier.

Tijdens een procedure, kan de rechtbank de provinciale raad van de Orde van Architecten om advies vragen over de wijze van vaststelling en het bedrag van de erelonen van de architect (zie artikel 18 van de Wet van 26 juni 1963 tot instelling van een orde van architecten). De rechtbank is niet verplicht dit advies te vragen, noch is de rechtbank verplicht het advies van de Orde te volgen.

Als je voor de procedure een beroep doet op een advocaat, dan kun je naast de betaling van de hoofdsom, intresten en een schadebeding, ook een zogenaamde ’rechtsplegingsvergoeding‘ vorderen. Dit is een forfaitaire tussenkomst in de advocatenkosten van de in het gelijk gestelde partij. De vergoeding wordt gebaseerd op de waarde van de vordering. Meer informatie en de tarieven vind je hier.

Op het einde van de procedure zal de rechtbank een vonnis uitspreken. In dat vonnis staat of je klant moet betalen, hoeveel hij moet betalen en tegen wanneer. Dat vonnis moet door de gerechtsdeurwaarder betekend worden aan de klant. Betaalt de klant vervolgens niet binnen de vooropgestelde termijn, dan kun je het vonnis laten uitvoeren door de gerechtsdeurwaarder. Die zal dan het nodige doen (voorbeeld roerend beslag, loonbeslag, …) om de schuld betaald te krijgen. Meer informatie over de rol van de gerechtsdeurwaarder vind je hier.

HET INVORDEREN VIA ARBITRAGE

Een andere mogelijkheid om betaling te bekomen is een beroep doen op de zogenaamde arbitrage. Het grote nadeel van arbitrage is dat, wanneer de opdrachtgever de uitspraak na arbitrage niet volgt, je alsnog langs de rechtbank zal moeten passeren om dit af te dwingen.

HET INVORDEREN VIA DE PROVINCIALE RAAD VAN DE ORDE VAN ARCHITECTEN

Er bestaat ook een mogelijkheid dat de provinciale raad van de Orde van Architecten op gezamenlijk verzoek van partijen het bedrag van de erelonen van de architect vaststelt (zie artikel 18 van de Wet van 26 juni 1963 tot instelling van een orde van architecten).

Hetzelfde probleem stelt zich echter als bij arbitrage. Als je klant weigert om gevolg te geven aan de beslissing van de provinciale raad, zul jij als architect nog steeds de gerechtelijke weg moeten bewandelen om de uitvoerbaarheid ervan te verkrijgen.

HET INVORDEREN VAN ONBETWISTE GELDSCHULDEN – B2B

Als er sprake is van niet-betwiste facturen in B2B-relaties, kun je gebruikmaken van een bijzondere procedure, de zogenaamde IOS-procedure. Meer informatie over de voorwaarden en het verloop van deze procedure vind je hier.

OPSCHORTEN VAN DE PRESTATIES

Overeenkomstig artikel 5.239 Boek 5 Nieuw Burgerlijk Wetboek, kun je als architect de uitvoering van je prestaties opschorten totdat je opdrachtgever zijn verplichtingen nakomt – lees: de achterstallige facturen betaalt.

Hoewel het niet verplicht is, voorzie je dit ook best in je architectenovereenkomst. Zo is er geen discussie tussen partijen en weet je opdrachtgever waar hij zich aan kan verwachten. Je vermeldt dit ook best in je herinneringsbrief of je ingebrekestelling. Dit kun je opdrachtgever extra motiveren om alsnog te betalen.

STOPZETTEN VAN DE OVEREENKOMST

Het stelselmatig en ondanks aanmaning niet betalen van de opvorderbare delen van het ereloon van de architect, kan gezien worden als een zwaarwichtige fout van de opdrachtgever.

In die omstandigheden kun je als architect overgaan tot het vorderen van de ontbinding van de overeenkomst ten laste van de opdrachtgever, waarbij de opdrachtgever gehouden is de architect schadeloos te stellen.

• Deze ontbinding kan enerzijds gevorderd worden voor de rechtbank.
• Anderzijds bestaat de mogelijkheid om in de architectenovereenkomst een clausule – het uitdrukkelijk ontbindend beding – te voorzien waarin bepaalde tekortkomingen (zoals het niet betalen van het ereloon) worden opgenomen die van rechtswege, zonder de tussenkomst van een rechtbank, een einde maken aan de overeenkomst.

In beide gevallen is het vereist dat de opdrachtgever eerst in gebreke wordt gesteld zodat hij nog de mogelijkheid krijgt om een en ander in orde te brengen.

Meer informatie over het beëindigen van de overeenkomst met je opdrachtgever vind je hier.

Een model van zo'n uitdrukkelijk ontbindend beding en een aangetekende ingebrekestelling waarbij je de overeenkomst stopzet, vind je hier.

SAMENGEVAT

• Maak steeds een duidelijke en schriftelijke overeenkomst op met de opdrachtgever waarin je het ereloon, de betalingsvoorwaarden en de sancties bij niet (tijdig) betalen duidelijk omschrijft.
• Voorzie tussentijdse betalingen.
• Voorzie een opschortingsmogelijkheid en een uitdrukkelijk ontbindend beding in geval van niet-betaling van je erelonen.
• Zorg ervoor dat je (correct) bent ingeschreven in de KBO.
• Herinner de opdrachtgever onmiddellijk aan zijn betalingsverplichting wanneer je vaststelt dat je ereloonnota niet wordt betaald.
• Werkt een gewone herinnering niet, dan stuur je best een aangetekende ingebrekestelling.
• Schort je prestaties op of beroep je op het uitdrukkelijk ontbindend beding als je opdrachtgever hardnekkig weigert te betalen.
• Start een procedure op als je de achterstallige erelonen wil invorderen. Doe hiervoor beroep op een advocaat.