Beroepsprocedures bij vergunningen: wat is jouw rol als architect?

Het verkrijgen van een stedenbouwkundige vergunning is een complex en veeleisend proces. Zeker bij ingewikkelde dossiers is er geen garantie.

In de praktijk kunnen zich de volgende situaties voordoen:

• De vergunning wordt geweigerd.
• De vergunning wordt slechts gedeeltelijk verleend.
• De vergunning wordt verleend, maar met ongewenste, disproportionele of onwettige voorwaarden.
• Derden maken bezwaar of stellen beroep in tegen een verleende vergunning.

Streef naar het beste ontwerp, ondanks risico’s

Emotionele investering

Voor opdrachtgevers is het bouwproces vaak niet alleen een financiële, maar ook een emotionele investering. Een woning of bouwproject staat symbool voor dromen, ambities en toekomstplannen.

De frustratie en onzekerheid bij een weigering of betwisting van een vergunning, kunnen het vertrouwen in het project en in de betrokken partijen onder druk zetten. Vaak wordt dan een schuldige gezocht, wat kan leiden tot spanningen in de relatie tussen de opdrachtgever en de architect.

Toch zijn beroepsprocedures en bezwaren legitieme stappen binnen het bestuurlijke systeem en impliceren ze niet noodzakelijk een tekortkoming van de architect, de opdrachtgever of de behandelende ambtenaar. Bovendien kunnen bezwaren van derden soms ook terecht zijn.

Open communicatie

Het stellen van realistische verwachtingen is essentieel om teleurstellingen te voorkomen. Streef naar een open communicatie. Leg uit dat je geen vergunning kan garanderen, maar dat je alles in het werk stelt om deze te verkrijgen. Wanneer er problemen ontstaan, is het belangrijk om de opdrachtgever te blijven bijstaan. Werk samen aan oplossingen en betrek hem of haar bij alle belangrijke beslissingen. Dit versterkt de vertrouwensband en voorkomt dat de opdrachtgever zich machteloos voelt.

Een uitdagend ontwerp dat de grenzen van de regelgeving opzoekt, kan risico’s met zich meebrengen in het vergunningsproces. Dit betekent echter niet dat je deze risico’s moet vermijden. Je opdrachtgever heeft jou immers gekozen vanwege je ontwerpvaardigheden en innovatieve ideeën.

Door gedegen vooronderzoek, goede voorbereiding en nauw overleg met de betrokken instanties kun je vaak meer bereiken dan je denkt.

Leg de mogelijke risico’s en uitdagingen wel duidelijk uit aan je opdrachtgever. Bespreek samen welke aspecten van het ontwerp cruciaal zijn en welke eventueel aangepast kunnen worden zonder de essentie van het project aan te tasten. Zo zorg je ervoor dat de opdrachtgever betrokken blijft en begrip heeft voor het proces.

Het vergunningsproces

Inzicht in het vergunnings- en beoordelingsproces is belangrijk. We verwijzen hierbij naar onze pocket Ruimtelijke Ordening en naar de artikelenreeks over ruimtelijke ordening op onze website. Hierin vind je alles wat je als architect moet weten bij een vergunningsaanvraag. Deze content wordt regelmatig bijgewerkt.

Een goed onderbouwd dossier is het beste middel om vergunningproblemen te vermijden. Dit vraagt om een grondige analyse van de vergunningsvereisten en het anticiperen op mogelijke bezwaren uit de omgeving.

De beoordeling van je dossier

Doorgaans beoordeelt het College van Burgemeester en Schepenen (CBS) in eerste aanleg de omgevingsvergunningsaanvraag. In sommige gevallen is de Provincie of Vlaamse Regering bevoegd.

Voor aanvragen met een milieuluik klasse 1 is de Deputatie bevoegd voor de volledige aanvraag. Daarnaast is er ook een lijst met Vlaamse en Provinciale projecten, waarvoor respectievelijk de Vlaamse overheid en de Deputatie bevoegd zijn.

Kort samengevat toetst de vergunningverlenende instantie je aanvraag altijd af aan (art. 4.3.1 - 4.3.4 VCRO):

• Het wettelijke kader (stedenbouwkundige voorschriften, verkavelingsvoorschriften, plannen van aanleg, …).
• De principes van een goede ruimtelijke ordening (bestaande toestand, schaal, functionele inpasbaarheid, ruimtegebruik en bouwdichtheid, mobiliteitsimpact, …).
• De bijzondere decretale beoordelingscriteria (watertoets, toegankelijkheid van publieke gebouwen, rooilijndecreet, natuurzorg, …).
• Eventuele andere specifieke regelgeving en/of adviezen.

Duidelijke voorschriften

Is het project gelegen binnen de grenzen van een plan van aanpak, RUP of verkaveling? Of is een gemeentelijke stedenbouwkundige verordening van toepassing? Dan wordt voldoen aan de voorschriften gezien als een positieve toets voor een goede ruimtelijke ordening. Meestal levert dit weinig problemen op, zolang je dus maar aan alle voorschriften voldoet.

Geen duidelijke voorschriften

De situatie verandert wanneer:

• er voor het gebied weinig wettelijk geregeld is;
• de regelgeving onduidelijk is;
• je van de regelgeving wil afwijken;
• je een beroep wil doen op uitzonderingsbepalingen.

Afwijken, mits een grondige motivatie, kan onder bepaalde voorwaarden. Het dossier zal dan bijkomend afgetoetst worden. Voldoet het wel aan de principes van een goede ruimtelijke ordening? Het dossier wordt bovendien onderworpen aan een openbaar onderzoek.

Het risico op problemen in het vergunningsproces stijgt hierdoor aanzienlijk. Mogelijke problemen met interpretaties van de goede ruimtelijke ordening kun je beperken door een goed vooroverleg.

Beroepsprocedures

Tegen een negatieve of betwiste beslissing (in eerste aanleg) kan administratief beroep worden ingesteld bij de hogere overheid (in tweede aanleg):

• Tegen de beslissing van het College: beroep bij de Provinciale Deputatie.
• Tegen de beslissing van de Provincie: beroep bij de Vlaamse Regering.

Tegen de Vlaamse Regering is geen administratief beroep mogelijk, enkel beroep bij de Raad voor Vergunningsbetwistingen (RVVB) (laatste aanleg).

Administratief beroep

Een administratief beroep houdt in dat de aanvraag in zijn geheel opnieuw wordt beoordeeld. De hogere overheid heeft een volledige beoordelingsvrijheid, los van de beoordeling in eerste aanleg. Uiteraard dient ook de nieuwe beslissing van de hogere overheid voldoende gemotiveerd en onderbouwd te zijn.

Tijdens deze procedure zijn inhoudelijke wijzigingen aan de aanvraag mogelijk via een wijzigingsverzoek (zie verder).

Wanneer derden beroep aantekenen tegen een bekomen vergunning, wordt – door het indienen van het beroep – de initieel bekomen vergunning geschorst, waardoor er niet kan overgegaan worden tot uitvoering van de vergunning.

Verzoek tijdig om gehoord te worden bij een beroep door derden. Doe je dit niet, dan is de vergunningverlenende overheid in tweede aanleg niet gebonden om een hoorzitting te organiseren. Op een hoorzitting kan een replieknota worden ingediend. Bij de beoordeling zal met deze nota rekening gehouden worden.

Beroep bij de Raad voor Vergunningsbetwistingen (RVVB)

Als het administratief beroep niet het gewenste resultaat oplevert, kan de aanvrager beroep aantekenen bij de RVVB. Deze rechterlijke instantie controleert of de beslissing rechtmatig tot stand is gekomen en kan beslissingen vernietigen of schorsen.

Tijdens de RVVB-procedure zijn inhoudelijke wijzigingen aan de aanvraag niet mogelijk.

Als de beslissing vernietigd wordt, moet de vergunningsverlenende overheid (tweede aanleg) de aanvraag opnieuw beoordelen, uiteraard rekening houdende met het arrest van de RVVB.

Een beroepsprocedure bij de RVVB is in eerste instantie niet schorsend. Dit betekent dat wanneer derden beroep hebben aangetekend tegen een bekomen vergunning, er alsnog mag gestart worden met de uitvoering van de werken! Het uitvoeren van de betwiste vergunning houdt uiteraard een risico in, gezien de vergunningsverlenende overheid een nieuwe beslissing dient te nemen, die mogelijks ongunstig is. Er bestaan verzekeringspolissen die de opdrachtgever tegen dit risico verzekeren. Uiteraard hoort daar een vrij hoge premie bij.

Een beroepsindiener kan naast de vernietiging ook de schorsing proberen te vorderen. Een vordering tot schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid kan gelijktijdig met of afzonderlijk van het verzoekschrift tot vernietiging worden ingediend. De RVVB kan dan als beschermde maatregel de voorlopige schorsing uitspreken.

De architect adviseert

Of een beroepsprocedure zinvol is, hangt af van geval tot geval. Soms geniet een heraanvraag in eerste aanleg de voorkeur. Daarbij wordt rekening gehouden met de opmerkingen die tot een weigering hebben geleid. Eén en ander kan bv. afhangen van een gunstig heroverleg. Bij een behandeling in tweede aanleg zal met het gevoerde vooroverleg in eerste aanleg immers geen rekening worden gehouden.

De beslissing – wel of niet in beroep – ligt bij de aanvrager. Als architect heb je enkel een adviserende rol.

Een gedegen, weldoordacht advies omvat:

• Informatie over de beroepsmogelijkheden.
  Leg uit wanneer beroep mogelijk is en welke stappen nodig zijn.
• Een objectieve inschatting van de slaagkansen.
  • Is de vergunningsaanvraag strijdig met een wettelijke norm of een duidelijk stedenbouwkundig voorschrift? Dan wordt het moeilijk om in beroep je gelijk te halen. De toetsing aan het wettelijk kader zal zeer gelijklopend zijn in eerste en tweede aanleg.
  • Is de weigering gestoeld op een appreciatie (bv. de goede ruimtelijke ordening of de beoordeling van een beperkte afwijking)? Dan is de kans op slagen groter. Hier zal de overheid in tweede aanleg namelijk een volledig nieuwe beoordeling maken.
• Informatie over de financiële en tijdsinvestering.
  Houd rekening met de tijd en middelen die een beroepsprocedure kost.

Belangrijk: geef als architect geen verregaand juridisch advies. Dat is niet jouw taak. Juridisch advies wordt trouwens niet gedekt door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de architect.

Bij een administratief beroep is juridische bijstand geen noodzaak. Het kan wel wenselijk zijn, zeker als verwacht wordt dat de kans groot is dat de procedure verdergezet wordt naar een beroep bij de RVVB. Dan wordt het een juridische procedure waarbij je best de bijstand van een gespecialiseerd advocaat adviseert.

Alternatieven tijdens lopende beroepsprocedures

Tijdens een administratief beroep bestaat de mogelijkheid om een wijzigingsverzoek in te dienen om tegemoet te komen aan de opmerkingen van het beroepsschrift. In dat geval zal er, indien vereist, een nieuw openbaar onderzoek en mogelijk ook een nieuwe adviesronde worden georganiseerd.

Je kan parallel ook een nieuwe omgevingsvergunningsaanvraag (eerste aanleg) indienen, aangepast aan de bezwaren. Wanneer de nieuwe aanvraag leidt tot een gunstig resultaat, kan de opdrachtgever alsnog afstand doen van de lopende beroepen. De parallelle aanvraag houdt wel een zeker risico in:

• Het kan je beroep ondermijnen.
• Daarnaast zou de nieuwe aanvraag onontvankelijk verklaard kunnen worden.

Om dit risico te beperken vermeld je best expliciet in de nieuwe aanvraag dat er geen afstand gedaan wordt van de eerder verkregen vergunning.

Ongewenste stedenbouwkundige voorwaarden

Tegen één aspect uit de vergunning kun je niet in beroep gaan. In tweede aanleg wordt de aanvraag immers altijd in zijn totaliteit opnieuw beoordeeld.

Als je de bekomen vergunning optimaal wil beschermen, maar toch bezwaar wenst te maken tegen opgelegde ongewenste stedenbouwkundige voorwaarden, kun je wel een nieuwe aanvraag indienen bij de gemeente.

Er zijn twee mogelijkheden:

• Je kunt een nieuwe vergunningsaanvraag indienen, waarin je de weigeringsgronden geheel of gedeeltelijk remedieert en/of je jouw alternatief grondig motiveert. De vergunningverlenende overheid in eerste aanleg moet dan een nieuw besluit nemen, rekening houdende met jouw motivering. Wil je vermijden dat je eerdere vergunning vervalt? Vermeld dan in de nieuwe aanvraag expliciet dat er geen afstand gedaan wordt van de eerder verkregen vergunning.
• Je kunt een bijstelling van de vergunningsvoorwaarden aanvragen bij de vergunningverlenende overheid. Bij een bijstelling beperkt de aanvraag zich tot hetgeen je wil wijzigen (de voorwaarde dus). Als de bijstelling van de vergunningsvoorwaarden in eerste aanleg wordt geweigerd, kun je erna in beroep gaan bij de provincie of de Vlaamse Regering. Pas dan beperkt de beroepsprocedure zich tot de aanpassing van de voorwaarde en wordt niet het volledige project opnieuw beoordeeld.

Termijnen en vormvereisten

Beroepen zijn onderworpen aan strikte termijnen en vormvereisten, die zijn opgenomen in de vergunning. Een tijdige en correcte indiening is cruciaal voor de volledigheid en ontvankelijkheid.

Conclusies

• Durf het risico nemen om te streven naar het beste ontwerp voor je project, ook al houdt dit een zeker risico in op vergunningsvlak. Bespreek dit risico wel uitvoerig met je cliënt.
• Blijf bijstand verlenen bij een eventuele heraanvraag of een beroepsprocedure, maar adviseer tijdig om beroep te doen op gespecialiseerd juridisch advies.
• Voorzie zeker ook in je architectenovereenkomst een vergoeding voor de extra prestaties die hiermee gepaard gaan.