Enkelvoudige of dubbele boekhouding?
Start je als zelfstandige zonder vennootschap, dan volstaat een vereenvoudigde of enkelvoudige boekhouding. In een notendop: je moet een volledig overzicht van al je inkomsten en uitgaven bijhouden. Dat doe je voor de inkomsten die je cash ontvangt met een ontvangstbewijsboekje en een fiscaal dagboek (verkoopjournaal) waarin je je facturen en ereloonnota’s registreert. De uitgaven (aankoopfacturen) teken je op in je fiscaal dagboek (aankoopjournaal).
Voor de meeste vennootschappen is een volledige of ‘dubbele’ boekhouding verplicht. Hier wordt het pas écht complex.
Wanneer ben je btw-plichtig?
Ben je nog stagiair? Dan hoef je je niet als btw-belastingplichtige te registeren – in tegenstelling tot ‘volwaardige’ architecten – op voorwaarde dat je alleen prestaties levert in opdracht van je stagemeester.
Zodra je daarnaast ook eigen projecten uitvoert als architect, word je wél btw-plichtig – hoe klein die opdrachten ook zijn: denk maar aan plannen tekenen voor kleine verbouwingswerken.
Soms is het echter ook als stagiair voordelig om je als btw-plichtige te laten registeren. Zo kun je namelijk de btw op je investeringen en kosten recupereren. Je zal dan wel btw moeten aanrekenen op je prestaties en doorstorten aan de schatkist.
Hoe maak je facturen op?
Als niet-btw-plichtige stagiair hoef je geen facturen op te maken. Een ereloonnota volstaat. Als btw-plichtige moet je normaal gezien wél factureren. Op je factuur moet je zeker deze zaken vermelden: je naam, je btw-nummer, het volgnummer (oplopend), de datum, de naam van de klant, zijn btw-nummer (als hij btw-plichtig is), het bedrag van je ereloon (inclusief en exclusief btw), het btw-tarief (voor architecten 21%) en het btw-bedrag. Je kan echter je facturen ook vervangen door een ereloonnota wanneer deze laatste alle voorgeschreven factuurvermeldingen bevat.
Voor prestaties van architecten wordt bovendien aanvaard dat de btw op de prestaties pas verschuldigd is aan de schatkist wanneer je je ereloon ook effectief hebt ontvangen. Normaal gezien is de btw reeds verschuldigd op basis van de factuurdatum. Dankzij de tolerantie moet je de btw op je prestaties niet voorschieten. Hoe je dit concreet aanpakt, overleg je best met je boekhouder of accountant.
Wat met kosten en belastingen?
Tussen je bruto-inkomsten en je uiteindelijke winst als zelfstandige zitten enkele stappen. Van je inkomsten trek je eerst je jaarlijkse beroepskosten en je sociale bijdragen af. Dat verschil is je netto belastbaar jaarinkomen. Op dat bedrag word je uiteindelijk belast in de personenbelasting (als vrij beroeper). Wat je beroepskosten betreft, heb je in de personenbelasting twee opties.
Ofwel geef je je reële kosten in (die je bewijst met facturen en/of ontvangstbewijzen), ofwel kies je voor het wettelijk forfait aan beroepskosten. Voor de inkomsten van 2019 is dit maximaal 4.230 euro voor architecten. Hiervoor hoef je geen kosten te bewijzen, waardoor het een goede optie kan zijn als je in realiteit minder dan 4.230 euro kosten gemaakt hebt.
Als zelfstandige liggen je uitgaven echter meestal hoger dan dit bedrag. Als je via een vennootschap werkt, dan wordt de winst eerst belast in de vennootschapsbelasting. Het nominaal tarief is 29% of onder voorwaarden soms 20%. Indien je vennootschap startend is, dan wordt de winst in principe belast aan 20% gedurende de eerste vier boekjaren.
Conclusie?
Als startende architect kom je geregeld in aanraking met financiële materie zoals beroepskosten, investeringen, btw, factureren, fiscale optimalisatie enzovoort. Hier alleen induiken is niet alleen erg complex, maar ook riskant. Een goede boekhouder of accountant loodst je er vlot doorheen, zodat jij je kan concentreren op de uitbouw van je zaak.
