FAQ over het werken met bedienden

Zelfstandigen of bedienden, een zuiver rationele keuze?

Voelt je keuze goed?

In dit artikel focussen we vooral op rationele argumenten, maar luister zeker ook naar je gevoel. En vergeet niet de mening te vragen van de mensen rondom je. Hebben je medewerkers een duidelijke voorkeur voor een van beide statuten? Hoe meer je hier tegen ingaat, hoe groter de kans op frictie.

Is je keuze logisch?

Zoals het woord al zegt, is een werknemer iemand die het werk aanneemt dat je hem als werkgever geeft. Stemt dat overeen met de wederzijdse verwachtingen die je binnen je organisatie koestert?

• Een werknemersstatuut is zinvol als jij instaat voor de invulling van de orderportefeuille en de medewerkers de uitvoering van die projecten op zich nemen.
• Maar als je samen met je medewerkers opdrachten voor projecten werft, is een andere vorm van samenwerking meer aangewezen. Zo kun je met die medewerkers een vennootschap oprichten.

Welke voordelen biedt het bediendenstatuut?

Werkgever en werknemer weten beiden waar ze aan toe zijn

Om je architectenbureau professioneel te runnen, moet je inzicht hebben in je kostenmodel. Wat zijn de inkomsten? Welke overheadkosten en uitgaven voor je medewerkers staan daartegenover (vergoedingen, lonen, extralegale voordelen, opleiding, enz.)? Met vaste arbeidsovereenkomsten heb je een duidelijker beeld van de personeelskosten.

Duidelijkheid is er ook bij ziekte of zwangerschap.

• Zo ontvangt je bediende tijdens het zwangerschaps- of geboorteverlof een uitkering, zodat het loon voor jou wegvalt.
• Bij ziekte moet je wel rekening houden met het gewaarborgd loon. Afgezien van enkele uitzonderlijke situaties betaal je als werkgever dat gewaarborgd loon gedurende de eerste maand van de arbeidsongeschiktheid.

Voor je werknemers heeft dit statuut heel wat voordelen.

• Op hun loon is al bedrijfsvoorheffing ingehouden.
• Een aparte boekhouding is niet vereist en ze zijn vrij van btw-verplichtingen en de daaraan verbonden risico’s.
• Ze kunnen in geval van ziekte, werkloosheid of zwangerschap terugvallen op een ruimere dekking via de sociale zekerheid.
• Ze zijn bovendien zeker van een betere pensioenvorming.

In een statuut als zelfstandige vergt dit alles extra verzekeringen en heel wat administratieve rompslomp.

Je krijgt sneller loyale en gemotiveerde medewerkers

Dankzij bovenstaande voordelen stellen medewerkers zich doorgaans loyaler op. Vooral jongere architecten ambiëren een werknemersstatuut. Omdat het aanbod aan dergelijke jobs momenteel nog relatief beperkt is, zullen ze minder snel uitkijken naar opportuniteiten elders.

Werknemers aanwerven wordt financieel aangemoedigd

Op het brutoloon van je werknemers ben je een werkgeversbijdrage aan de sociale zekerheid verschuldigd. Die RSZ-bijdragen bedragen gemiddeld minstens 25% en zijn dus zeker niet te verwaarlozen. Gelukkig bestaan er diverse regelingen om ze te verminderen.

• Als je voldoet aan de voorwaarden van de regeling ‘eerste aanwervingen’, krijg je bij de aanwerving van een eerste werkgever een vrijstelling van RSZ-bijdragen gedurende een aantal kwartalen.
• Daarnaast zijn er forfaitaire verminderingen mogelijk als je een tweede, derde, vierde, vijfde en zesde werknemer in dienst neemt.
• Met de regeling ‘structurele vermindering’ krijg je een algemene verlaging van de werkgeversbijdragen.

De regelingen zijn heel complex, maar een goed sociaal secretariaat zal dat voor jou opvolgen en het meeste administratieve werk overnemen.

Blijft mijn organisatie flexibel met bedienden?

Een werknemer ontslaan is omslachtig en relatief duur

Met de invoering van het eenheidsstatuut in 2014, dat een einde maakte aan een aantal verschillen in de regeling voor arbeiders en voor bedienden, werden onder andere de opzeggingstermijnen aangepast. De nieuwe termijnen zijn korter en gaan dus gepaard met een lagere kostprijs dan voorheen.

Toch blijven de opzeggingsmodaliteiten omslachtig en duur. Je moet bovendien voldoen aan een motiveringsplicht als de ontslagen werknemer daarom vraagt en hij of zij al langer dan zes maanden in dienst was. In uitzonderlijke omstandigheden kan het prijskaartje dan verder oplopen. Dat is bijvoorbeeld mogelijk als je werknemer vindt dat het ontslag onredelijk is of dat er sprake is van discriminatie.

Maar met zelfstandige medewerkers riskeer je vergelijkbare problemen

Als je uitsluitend of overwegend werkt met zelfstandigen die het leeuwendeel van hun activiteiten binnen je kantoor uitoefenen, zit je met een vergelijkbaar probleem. Als een langdurige samenwerking eenzijdig wordt beëindigd, is het naar billijkheid verantwoord dat op dat ogenblik een opzeggingstermijn of een vervangende vergoeding wordt aangerekend.

Als daarin niet is voorzien en er geen onderlinge regeling wordt getroffen, kan de zelfstandige medewerker zich met zijn of haar eis tot de rechtbank wenden. De rechter bepaalt dan welke opzeggingstermijn en/of vergoeding billijk is. Wat het verdict zal zijn, valt niet te voorspellen, in tegenstelling tot de wettelijk geregelde opzeggingstermijnen voor werknemers. Uiteraard kun je wel contractueel een opzeggingstermijn afspreken met je zelfstandige medewerker.

Alleen als je uitsluitend een beroep doet op freelancers die volledig vrijblijvend en voor een concreet individueel project bij jou komen werken en voor de rest een eigen activiteit uitoefenen, ontsnap je aan bovenstaand principe.

Werk flexibel organiseren kan ook met bedienden

Hoewel de arbeidswetgeving restrictief is als het over flexibiliteit gaat, zien we dat flexibel werken in veel bedrijven de normaalste zaak van de wereld is. Ook nu de coronacrisis al even achter ons ligt, blijft dit het geval. Echt flexibel werken is gebaseerd op de filosofie van geven en nemen. Met zo’n cultuur in je bedrijf kun je ook op je medewerkers rekenen als je ze het meest nodig hebt.

Je kunt ook kiezen voor een combinatie van werknemers en zelfstandigen

Nogal wat architectenbureaus kiezen vandaag voor een kleine equipe van vaste werknemers. Voor grotere projecten zetten ze dan een tijdelijke samenwerking op het getouw met andere bureaus of met freelancers die het bureau en de manier van werken kennen. Zo ontstaat een accordeonorganisatie die de pieken en dalen vlot opvangt.

Een andere tussenoplossing is een kern van werknemers met daarnaast een aantal zelfstandige medewerkers die op minder vaste basis ingeschakeld worden. Dit houdt wel risico’s in, want het onderscheid tussen de twee moet duidelijk zijn.

HOE FLEXIBEL KUN JE WERKNEMERS VERLONEN?

ZORG VOOR EEN DOORDACHT LOONBELEID

Zeker in de huidige arbeidsmarkt is een goede verloningsstrategie van levensbelang voor je bedrijf. Maar de vraag is uiteraard: wat is dan een goede verloningsstrategie? Aan deze vraag besteedden we een volledig artikel.

HOU REKENING MET DE TOTALE KOSTPRIJS VAN HET LOON

Naast het loon in de enge zin ben je door CAO’s en wetgeving ook bijkomende vergoedingen verschuldigd. Denk bijvoorbeeld aan het loon voor feestdagen en vakantiegeld. Een volledig zicht krijgen op de totale loonkost vraagt een complexe berekening, maar het sociaal secretariaat kan je er zeker bij helpen.

EEN INTERESSANTE PISTE: DE LOONBONUS

Een fiscaal aantrekkelijk voordeel is de loonbonus, officieel het ‘niet-recurrent resultaatsgebonden voordeel’. Niet-recurrent wil zeggen dat de uitkering van de bonus afhankelijk is van op voorhand vastgelegde resultaten die gehaald moeten worden. Er zijn twee belangrijke voorwaarden.

• Een: het moet gaan om resultaten die de onderneming collectief heeft behaald, dus niet om individuele resultaten.
• Twee: iedereen of een welomlijnde, objectief te rechtvaardigen groep van medewerkers heeft recht op de bonus als de resultaten worden gehaald (eventueel pro rata als ze gedeeltelijk worden gerealiseerd).

Hoewel het om eerder beperkte bedragen gaat (maximaal 3.948 euro bruto in 2023, jaarlijks te indexeren), is het voor werknemers toch een aardige incentive.

Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat het architectenbureau zal deelnemen aan vijftien wedstrijden, en dat er een bonus wordt uitgekeerd als er minstens acht opdrachten worden verworven. Een andere mogelijkheid is dat je een energiebesparingsplan lanceert dat, zodra bepaalde resultaten worden geboekt, resulteert in een loonbonus. Let wel: deze bonus kun je niet zomaar invoeren, je moet een specifieke procedure volgen.

WAT MET EXTRALEGALE VOORDELEN?

Extralegale voordelen zijn interessant omdat je er als werkgever minder RSZ-bijdragen en belastingen op verschuldigd bent dan op een brutoloonsverhoging.

Voordelen als een bedrijfswagen (met of zonder tank- of laadkaart), laptop of smartphone moet je mee opnemen in de loonberekening. Als de werknemer die zaken ook privé mag gebruiken, gaat het fiscaal om een voordeel van alle aard. Meestal wordt dat voordeel omgezet in een forfait dat staat aangegeven op de loonbrief en mee in rekening wordt gebracht voor de RSZ-bijdragen, het vakantiegeld en de eindejaarspremie.

Je kunt ook maaltijdcheques toekennen. Het aantrekkelijke daarvan is dat je alleen een cheque per gewerkte dag uitkeert, dus niet op feestdagen, vakantiedagen of bij afwezigheid wegens ziekte. Het bedrag van de maaltijdcheques wordt niet in aanmerking genomen voor de berekening van het gewaarborgd loon. Dat alles maakt de kostprijs voor jou als werkgever heel aanvaardbaar.

Voor werknemers kun je veel gemakkelijker een collectieve aanvullende pensioenvoorziening opzetten. Hoe collectiever een dergelijk plan, hoe lucratiever en aantrekkelijker het te organiseren is en hoe meer rendement een werknemer krijgt voor hetzelfde bedrag aan bijdragen. Eventueel kun je een pensioenplan reserveren voor een bepaalde categorie van werknemers, maar psychologisch is het moeilijk te rechtvaardigen dat de ene werknemer meer of interessantere voordelen krijgt dan de andere. Om dezelfde reden spring je beter voorzichtig om met een individuele pensioentoezegging (IPT), een pensioenplan voor een welbepaalde, individuele werknemer.

CALCULEER DE TWEEJAARLIJKSE LOONONDERHANDELINGEN IN

Tweejaarlijks vinden er loononderhandelingen plaats in het paritair comité waaronder jij als werkgever valt (zie verder) of eventueel in de Nationale Arbeidsraad (NAR) of Groep van Tien. Eerst wordt op nationaal niveau op basis van macro-economische gegevens de loonmarge bepaald. Die krijgt een onderhandelde bevestiging en toepassing.

Als je nog maar pas aantrekkelijke lonen hebt afgesproken met je werknemers, bestaat de kans dat je de bedragen door de loononderhandelingen plots met een bepaald percentage moet verhogen. Als werkgever kijk je dus beter even de kat uit de boom als de loononderhandelingen eraan komen.

Tijdens de onderhandelingen binnen het PC 336 (het paritair comité voor werknemers van de meeste vrije beroepers onder wie de architecten) waakt NAV erover dat dergelijke verrassingen uitblijven. Zo zijn er mechanismes die voorkomen dat je als werkgever in een jaar tijd tweemaal een loonsverhoging moet geven. Hoe dit concreet werkt? In de sociale onderhandelingen wordt een collectieve loonsverhoging overeengekomen. Die wordt procentueel doorgevoerd op een bepaald moment, bijvoorbeeld op 1 januari. Stel dat iemand 2000 euro verdient en de afgesproken verhoging is 2% is, dan krijgt die er op 1 januari 40 euro bij. Als je medewerker al een loonsverhoging gehad heeft van 20 euro het jaar voordien, dan mag je die in mindering brengen en moet je maar 20 euro bijgeven. Hiervoor pleiten we dus tijdens de onderhandelingen.

WELKE VERPLICHTINGEN MAG JE NIET UIT HET OOG VERLIEZEN?

EEN KORT OVERZICHT VAN JE VERPLICHTINGEN

• Je moet een arbeidsovereenkomst en een arbeidsreglement opstellen. Daarvoor vraag je best een template aan bij je sociaal secretariaat dat je dan kan aanpassen aan je eigen situatie.
• Je moet je registreren bij de RSZ en krijgt een RSZ-nummer.
• Je moet een aanwerving elektronisch aangeven bij de RSZ, de zogenaamde DIMONA IN (Declaration Immédiate Onmiddellijke Aangifte).
• Je bent onderworpen aan een paritair comité (zie verder).
• Je moet aansluiten bij een externe dienst voor preventie en bescherming.
• Je moet aansluiten bij een uitbetaler van het Groeipakket (voorheen Kinderbijslagfonds).
• Je moet een arbeidsongevallenverzekering afsluiten bij een verzekeringsmaatschappij.

WERK MET EEN SOCIAAL SECRETARIAAT

Een sociaal secretariaat kan die verplichtingen voor jou in orde brengen. Je bent wettelijk niet verplicht om een sociaal secretariaat in te schakelen, maar in de praktijk is het een must, alleen al vanwege de complexiteit van de loonberekening.

HET PARITAIR COMITÉ 336: WAT BETEKENT DAT VOOR JOU?

Voor de meeste bedrijfstakken bestaat er een paritair comité, een overlegorgaan tussen werkgevers en werknemers. Dat bepaalt een heleboel zaken. Het sluit collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) die gelden voor de hele sector, en het kan minimumlonen vastleggen en de arbeidsvoorwaarden verder bepalen. Architectenkantoren vallen onder het relatief recente PC 336.

Vóór de oprichting van PC 336 bestond er geen specifiek paritair comité voor architecten. Werkgevers sloten daarom in het verleden veelal vrijwillig aan bij PC 200 (het vroegere PC 218), waar de restfractie van bedienden wordt opgevangen. In 2009 moesten alle architecten de transfer naar PC 336 maken.

Omdat PC 336 nog niet zo lang bestaat, zijn er voorlopig nog weinig zaken geregeld rond de rechten en plichten van werkgevers en werknemers in de sector. Recent werd in het PC wel een nieuw sectoraal sociaal akkoord afgesloten.

Binnen het paritair comité is een fonds voor bestaanszekerheid opgericht. Dit geldt meteen ook als het vormingsfonds. Het wordt vanuit de werkgeversbijdrage voor risicogroepen en vorming gefinancierd. Via dit vormingsfonds Liberform (www.liberform.be) kunnen werkgevers een premie aanvragen als zij of hun werknemers een opleiding volgen en zo een deel van de vormingskosten recupereren.