Op de helpdesk van NAV krijgen wij vaak vragen naar richtlijnen voor het vergoeden van medewerkers. Een bedrieglijk eenvoudige vraag die echter een zeer complex antwoord kent. Een effectief verloningsbeleid beperkt zich immers niet tot de beslissing over een bepaald bruto- of nettobedrag, maar impliceert ook dat je nadenkt over zaken zoals de functieclassificatie in het bedrijf en de doelstellingen van je HR-beleid. En uiteraard wil je ook weten welke financiële consequenties die keuzes hebben voor je bedrijf. In wat volgt geven we eerst een inzicht in de belangrijkste principes. Daarna leggen we stap voor stap uit hoe je in je onderneming een efficiënt verloningsbeleid kunt uitbouwen en hoe je de kost daarvan kunt berekenen. We geven daarbij zowel aandacht aan de situatie met zelfstandige medewerkers als met bedienden.

1. Het regelgevend kader

Architecten die als bedienden werkzaam zijn vallen onder het Partitair Comité 336 voor de Vrije Beroepen. Informatie over de van toepassing zijnde minimumlonen vind je hier terug.

Voor de vergoeding van zelfstandige medewerkers zijn geen minima van toepassing. Het gaat hier immers over een dienstverleningscontract tussen twee bedrijven waarbij geen sprake is van een hiërarchische relatie, maar een samenwerking op voet van gelijkheid.

Voor stagairs vermeldt de orde minimumvergoedingen op haar website. Het betreft uurlonen voor zelfstandig medewerkers die niet afdwingbaar zijn al stelt men dat de stagemeester wel een voldoende hoge verloning moet voorzien zodat de stagiair zijn beroep in waardigheid kan uitvoeren.

Het moge duidelijk zijn dat deze minima enkel een absolute ondergrens aangeven. Zeker in perspectief tot de competenties die van een architect geëist worden en de verantwoordelijkheden die door sommige medewerkers gedragen worden zijn deze bedragen heel erg laag en kunnen ze niet als richtsnoer gebruikt worden om een gezond loonbeleid op te stoelen.

2. De ingrediënten van een doordacht verloningsbeleid

Een efficiënt loonbeleid spoort werknemers aan om de bedrijfsdoelstellingen te behalen, bindt de medewerkers aan het bedrijf en is tevens kostenbewust. Het beleid moet daarom rekening houden met marktconformiteit, interne billijkheid, fiscale optimalisatie en een zekere mate aan flexibiliteit.

Marktconformiteit

Om competente werknemers aan te trekken en te behouden is het van essentieel belang om een weloverwogen positie in te nemen op de markt betreffende uw loonbeleid. Die positie innemen betekent niet dat je het gemiddelde moet betalen van wat er op de markt betaald wordt. Een bedrijf kan er ook voor kiezen om (iets) meer te betalen, bijvoorbeeld omdat de eisen qua werkdruk hoger liggen. Maar het kan ook verantwoord zijn om je als bedrijf onder het gemiddelde te positioneren, omdat je bijvoorbeeld meer aandacht geeft aan de balans werk-privéleven.

Daarnaast stelt zich ook de vraag hoe je de arbeidsmarkt afbakent waarmee je een vergelijking wil maken. Kijk je enkel naar andere architectenbureaus of ook naar de overheid, ontwikkelaars of bouwfirma’s die architecten tewerkstellen? Die laatste zijn immers evengoed een concurrent van je bedrijf op de arbeidsmarkt. Je let best ook op de territoriale diversiteit. De gemiddelde lonen verschillen immers redelijk sterk tussen regio’s.

Maar de belangrijkste vraag die je je stelt is waarschijnlijk: waar haal ik de informatie over de gemiddelde lonen vandaan? Vooral voor de architectensector is die vraag niet evident. We gaan er verder in dit artikel dieper op in gaan.

Interne billijkheid

Waar marktconformiteit verwijst naar de verschillen in verloning tussen het eigen bedrijf en andere bedrijven op de arbeidsmarkt, verwijst interne billijkheid naar de verschillen in verloning tussen de medewerkers binnen het bedrijf. Interne billijkheid betekent niet dat iedereen hetzelfde loon verdient, maar wel dat de verschillen in verloning gekoppeld zijn aan verschillen in de vereiste taken, vaardigheden, verantwoordelijkheden en werkdruk.

Om een intern billijk systeem op touw te zetten dient in eerste instantie een functieclassificatie opgezet te worden. Die classificatie gaat dan gepaard met functiebeschrijvingen die de taken, vaardigheden en verantwoordelijkheden koppelen aan de verschillende functies.

Ten slotte moet er ook op een duidelijke manier gecommuniceerd worden over het loonbeleid. Immers, not only must justice be done; it must also be seen to be done. Dit betekent niet dat de lonen van iedereen door iedereen gekend hoeven te zijn, maar wel dat het duidelijk is voor de collega’s waar de verloning op gebaseerd is en aan welke loonevoluties ze zich op welke termijn kunnen verwachten.

Geoptimaliseerd pakket

De verschillende beloningsvormen moeten ingevuld worden op kostenbewuste en efficiënte manier die fiscaal en sociaaljuridisch correct is. Het verloningspakket moet beheersbaar zijn en moet open staan voor optimalisatie. Een waardevol beloningspakket bevat immers meer dan brutoloon alleen. Naast loon zijn er tal van benefits. De meest gekende benefits zijn maaltijdcheques, forfaitaire onkostenvergoeding, groepsverzekering en bedrijfswagens. Vergeet ook zeker niet de niet-financiële verloningselementen zoals groeimogelijkheden, work-lifebalance, ...

Binnen de architectensector stelt zich hier de vraag tussen het werken met bedienden of met zelfstandige medewerkers. Vaak wordt aangenomen dat zelfstandige medewerkers goedkoper zijn omdat ze meer netto overhouden van wat het bedrijf bruto aan verloning spendeert. Die redenering is echter veel te kort door de bocht. Een zelfstandige medewerker heeft immers minder sociale rechten en moet dan ook voor een belangrijk stuk zijn eigen sociale zekerheid financieren en bijvoorbeeld zelf voorzieningen treffen ter voorbereiding van het pensioen. Daarnaast heeft werken met bedienden nog vele andere voordelen. Je vindt er meer over in de pocket van NAV over het onderwerp.

Flexibiliteit

Het loonpakket moet waarde hebben voor de werknemer. Er is echter een verschil tussen de objectieve waarde van bepaalde (extralegale) voordelen en de waarde in de ogen van de werknemer zelf. Denken we maar aan een bedrijfswagen. Iemand die ver van het werk woont, niet kan rekenen op openbaar vervoer en de wagen veel gebruikt in het privéleven zal meer belang hechten aan een wagen dan een jonge collega die in de stad woont en die wagen eigenlijk niet nodig heeft. Sommige medewerkers hechten ook veel belang aan merk en uitstraling terwijl anderen misschien gewoon een praktische wagen willen. Het kan daarom interessant zijn om enige flexibiliteit toe te laten in het verloningspakket. Als werkgever is immers enkel de zogenaamde Total Company Cost van belang. Door de keuzevrijheid voor de medewerker te vergroten, kun je meer waarde creëren voor de medewerker aan dezelfde kost, wat op zich weer tot meer tevredenheid zal leiden.

De flexibiliteit die je kan toepassen is echter steeds beperkt. Zo zijn er heel wat regels met betrekking tot extra legale voordelen zoals groepsverzekeringen, hospitalisatieverzekeringen of kosten eigen aan de werkgever die het moeilijk maken om werknemers gewoon te laten kiezen. Daarnaast maakt individuele keuzevrijheid de administratieve last voor de organisatie vaak een stuk zwaarder. Het is dan ook opnieuw zaak om hier de mogelijkheden te bekijken en een weloverwogen beslissing te maken. Een sociaal secretariaat zoals Liantis kan je daarbij helpen.

Aan de slag: een praktisch stappenplan

Stap 1: stel een functieclassificatie en bijhorende functiebeschrijvingen op

Een solide loonbeleid begint met een duidelijke functieclassificatie en bijbehorende functiebeschrijvingen. Deze vormen de basis voor zowel eerlijke interne verloning als voor marktconformiteit.

Voor een kleinere structuur met een beperkt aantal medewerkers kan dit een relatief gemakkelijke klus zijn. Stel dat je bijvoorbeeld een parttime administratief medewerker, een technisch tekenaar, een stagiair en twee projectarchitecten in dienst hebt, dan omschrijf je voor al deze functies de vereisten op het vlak van kwalificaties (diploma, ervaring, ..), competenties (technische competenties, zelfstandigheid, …) en verantwoordelijkheden.

Voor iets grotere structuren, met bijvoorbeeld een tiental medewerkers, wordt het complexer vanwege meer subtiele verschillen. In dat geval kan het verstandig zijn om HR-professionals in te schakelen die je kunnen ondersteunen bij het opstellen van een accurate functieclassificatie.

Hier vind je alvast een voorbeeld van een functieclassificatie. Deze dient in de eerste plaats als inspiratie en moet je dus aanpassen aan de specifieke situatie van je eigen kantoor.

STAP 2: VERZAMEL INFORMATIE OVER GEMIDDELDE LONEN OP DE MARKT

Om je medewerker een aantrekkelijk loonpakket aan te bieden, moet je weten wat een vergelijkbaar profiel verdient bij een concurrent op de arbeidsmarkt. Met je functieclassificatie in de hand kan je nagaan wat de gemiddelde lonen voor die functies zijn.

In theorie krijg je de meest betrouwbare referentiegegevens door je sociaal secretariaat een loonbenchmark te laten uitvoeren. Dat is een statistische analyse van de verloningspakketten van vergelijkbare functies in andere organisaties. Sociaal secretariaten werken hiervoor met eigen data of gegevens die ze bekomen door enquêtes uit te voeren. Omdat er nog relatief weinig architecten in het bediendestatuut aan de slag zijn, zijn er voorlopig nog te weinig data voorhanden om echt betrouwbare en bruikbare resultaten te bekomen.

Als alternatief kan je gebruikmaken van diverse online tools die gratis een salarisvergelijking maken, zoals de salarisvergelijker op mijnsalaris.be. Deze tools baseren zich op zelf verzamelde gegevens, maar hebben bijgevolg hetzelfde probleem: te weinig beschikbare data. Ook deze resultaten interpreteer je dus best met de nodige omzichtigheid.

Daarnaast oriënteren verschillende architectenbureaus zich op de architecten-CAO van Nederland (https://www.sfa-architecten.nl/cao/), rekening houdende met het feit dat het gemiddelde loon in Nederland iets hoger ligt dan in België. Een laatste nuttige bron is je eigen netwerk. Je kan gerust bij collega-architecten informeren hoeveel ze hun medewerkers betalen en welk verloningssysteem ze hanteren. Sommige collega's zullen wel bereid zijn deze informatie te delen, wat je een beter beeld geeft van de gangbare praktijken in de sector.

Zowel een loonbenchmark als de andere salaristools zijn gericht op bedienden en resulteren in een gemiddeld brutoloon gecombineerd met extralegale voordelen. Werk je ook met zelfstandige medewerkers? Dan kan je de uitkomst met deze tool vertalen naar een corresponderend uurloon.

STAP 3: KIES JE POSITIE en bereken de kosten

Nu je een idee hebt van wat de gemiddelde verloning is, is het tijd om je positie als bedrijf te bepalen. Wil je beter dan gemiddeld verlonen? Hoeveel meer? Misschien wil je vooral ook de niet-financiële verloningsvormen in de verf zetten? Er bestaat geen goede of foute keuze, maar je beslissing moet weldoordacht zijn en in lijn liggen met de cultuur en doelstellingen die je voor je bedrijf hebt uitgezet. Van daaruit kan je uiteindelijk, rekening houdend met onder meer functieclassificatie, loonkost en fiscale optimalisatie, de uiteindelijke loonpakketten voor je medewerkers samenstellen.

Wil je een goede berekening maken van je kosten, dan kan dat door deze tool te gebruiken.

STAP 4: COMMUNICEER

Nu je je loonbeleid vormgegeven hebt, is het belangrijk om hier helder over te communiceren met je medewerkers. Dat betekent niet dat je volledige transparantie moet geven, maar wel dat het voor iedereen duidelijk zou moeten zijn hoe de lonen worden bepaald, hoe ze kunnen evolueren en vooral wat elke medewerker persoonlijk kan verwachten. Zorg ervoor dat de algemene lijnen van je loonpolitiek voor iedereen begrijpelijk zijn en plan minstens één keer per jaar een salarisgesprek in.

Optimaliseer je de verloning van je medewerkers met extralegale voordelen? Dan is het essentieel om ook daarover duidelijk te communiceren. Gezien de vele verschillende regels en bijdragen hebben werknemers niet altijd een duidelijk beeld van wat hun loonpakket netto precies oplevert. Soms hebben werknemers daarom zelfs de indruk dat ze elders beter verloond zouden worden, ook wanneer dat, rekening houdend met alle extralegale voordelen, niet het geval is. Een handig middel hiervoor is bijvoorbeeld een ‘total reward statement’. Dat is een gepersonaliseerd overzicht van alle voordelen die een werknemer krijgt en de (netto) waarde die daar tegenover staat. Denk aan het brutoloon, vakantiegeld, eindejaarspremie, extralegale voordelen, bonus, … Je loonkostberekening is hiervoor een goed startpunt, maar voor alle zekerheid kan je de lijst gerust nog eens door je sociaal secretariaat laten controleren. Hier kan je een voorbeeld van zo'n total reward statement downloaden.

Wees voorzichtig met het geven van garanties over bijvoorbeeld een nettoloon. Omdat diverse bijdragen en inhoudingen afhankelijk zijn van onder meer de gezinstoestand van de werknemer, heb je als werkgever geen volledige controle over de exacte bruto-nettoverhouding.