Opdrachtgever start werken zonder architect te verwittigen: en nu?

Dit soort situaties brengt vaak twijfels met zich mee: moet je je opdracht verderzetten om discussies te vermijden, of beschouw je dit als een contractbreuk met alle gevolgen van dien?

Wettelijk kader

Het uitvoeren van werken zonder voorafgaande melding aan de architect is een schending van artikel 4 van de wet van 20 februari 1939. Dit artikel bepaalt dat de medewerking van een architect vereist is voor zowel de opmaak van de plannen als de controle op de uitvoering van vergunningsplichtige werken. Dit is een regel van openbare orde; zelfs met toestemming van de opdrachtgever kun je hier niet van afwijken.

Wanneer je als architect in de omgevingsvergunning wordt belast met de controle op de uitvoering, zullen derden (bv. de vergunningverlenende overheid) jou bovendien verantwoordelijk achten voor de controle op de conformiteit van het gebouw met de vergunde plannen.

Tot slot vormt het niet waarschuwen van de architect vaak een inbreuk op de contractuele afspraken. Meestal is er namelijk in de architectuurovereenkomst expliciet opgenomen dat de opdrachtgever de architect verplicht dient te verwittigen van de aanvang van de werken.

Gelet op het voorgaande, moet je dus als architect zeker en vast actie ondernemen.

Stappenplan

Stap 1
Verwittig de opdrachtgever, de Orde en de gemeente

Zodra je vaststelt dat de werken zonder jouw medeweten zijn gestart, moet je onmiddellijk volgende acties ondernemen:

• Ingebrekestelling opdrachtgever. Stel de opdrachtgever onmiddellijk schriftelijk (bij voorkeur aangetekend) in gebreke. Verwijs hierbij naar de wettelijke en contractuele bepalingen en benadruk dat je geen verantwoordelijkheid kunt dragen voor werken die buiten jouw controle zijn uitgevoerd. Een model vind je hier.
• Formele melding. Informeer de Orde van Architecten en de stad/gemeente over het feit dat de werken zijn gestart zonder jouw medeweten.

Stap 2
Beslissen: opdracht beëindigen of voortzetten

De opdrachtgever heeft zowel wettelijke als contractuele verplichtingen geschonden. Afhankelijk van de situatie moet je beslissen of je je opdracht verderzet of beëindigt.

Wanneer beëindigen?

Als de uitgevoerde werken structureel van aard zijn en niet meer gecontroleerd en/of rechtgezet kunnen worden, is het raadzaam de opdracht te beëindigen. Dit geldt bijvoorbeeld als:

• de funderingen al gelegd zijn en je twijfels hebt over de kwaliteit;
• de ruwbouw grotendeels is opgetrokken.

Zelfs met een voorbehoud loop je in dergelijke situaties toch een risico op aansprakelijkheid voor eventuele schade. In zo'n geval kun je de samenwerking beter stopzetten op basis van contractbreuk door de opdrachtgever.

Ook wanneer de opdrachtgever niet, niet tijdig of negatief reageert op je aangetekende ingebrekestelling, kan je je opdracht beter stopzetten. In dat geval is het immers duidelijk dat een verdere samenwerking in vertrouwen niet langer mogelijk is.

Wanneer voortzetten?

Gaat het om niet-structurele werken die nog gecontroleerd en/of rechtgezet kunnen worden, dan kun je ervoor kiezen om de samenwerking voort te zetten. Voorwaarden hiervoor zijn:

• De opdrachtgever reageert coöperatief op je ingebrekestelling en zet de werken voorlopig stop.
• De stand van zaken wordt vastgelegd in een werfverslag dat door alle partijen wordt ondertekend. Dit werfverslag moet aan alle partijen worden bezorgd.
• Je ontvangt een schriftelijke kwijting waarin de opdrachtgever erkent dat hij de werken zonder melding is gestart en waarin hij jou als architect ontslaat van enige verantwoordelijkheid voor de reeds uitgevoerde werken (cfr. deze zoals vastgelegd in het werfverslag).

Bij voortzetting van je opdracht moet je alle noodzakelijke controles uitvoeren die normaal bij de start van de werken plaatsvinden.

• Je moet dus nagaan of:
  • de modaliteiten rond veiligheidscoördinatie, EPB, … werden nageleefd;
  • de inplanting correct door de aannemer is gebeurd;
  • er visueel direct vaststelbare tekortkomingen zijn die rechtgezet moeten worden voor voortzetting van de werken;
  • …

• Bij woningbouw moet je de verzekeringsattesten opvragen van de aannemers die al gestart zijn met de werken (en diegenen die nog zullen starten).

Er moet ook best nog een melding van de start der werken worden gedaan in het omgevingsloket.

Wat te doen bij stopzetting?

Als je je opdracht wil stopzetten, zullen de normale formaliteiten moeten worden vervuld die bij een klassieke voortijdige stopzetting van toepassing zijn.

We wijzen er wel op dat de stopzetting van de architectuuropdracht geen algemene regel of automatisme kan zijn. Rechtspraak biedt geen eenduidigheid over de vraag of het starten van de werken zonder de architect vooraf te verwittigen een zware fout van de opdrachtgever vormt die een eenzijdige beëindiging van de overeenkomst in diens nadeel rechtvaardigt. Wanneer het bijvoorbeeld gaat om werken die nog te verifiëren en/of recht te zetten zijn en wanneer de opdrachtgever coöperatief reageert op je ingebrekestelling (door de werken direct stop te zetten en je kwijting te verlenen voor de gedane werken), kan je niet zonder meer je opdracht beëindigen. Volg dus goed de bovenstaande stappen en documenteer alles goed, zodat je kan aantonen dat je op een weloverwogen manier tot een beëindiging van je opdracht bent gekomen.

Meer informatie over hoe je zo een stopzetting correct aanpakt, vind je in ons helpdeskartikel ‘Architectenovereenkomst met mijn opdrachtgever beëindigen: hoe aanpakken?’.

We adviseren ook steeds om je verzekeraar te contacteren vóór je tot contractbeëindiging overgaat.

Voorkomen is beter dan genezen

Om deze situaties te voorkomen, kan een proactieve houding helpen.

• Zo is het belangrijk om duidelijke afspraken op te nemen in je overeenkomst. Zorg dat daarin staat dat de opdrachtgever verplicht is om je tijdig op de hoogte te brengen van de start van de werken.
• Informeer ook bij je opdrachtgever wanneer hij of zij van plan is de werken te (laten) starten, zodra je een melding ontvangt dat de vergunning werd verkregen.

Tot slot geven we nog mee dat, welke beslissing je ook neemt (stoppen of doorgan), je valt onder de verzekeringsplicht van de Wet Peeters-Borsus (Peeters I) bij woningbouw. Je hebt namelijk minstens als architect-ontwerpen opgetreden en moet dus je aansprakelijkheid verzekeren.