Projecttypes bepalen: een unieke kans tot meer efficiëntie

Veel architecten zien het nut niet in van het bepalen van projecttypes. Ze denken dat elk project uniek is en dat categoriseren slechts een bureaucratische oefening is. Maar wat als ik je vertel dat het juist een unieke kans is om je bureau winstgevender en efficiënter te maken? Door projecttypes te definiëren, kun je niet alleen je werkdruk verlagen en financiële risico's minimaliseren, maar ook een strategische planning en forecasting mogelijk maken. Durf jij kritisch te kijken naar je verschillende projecten?

Een projecttype, wat is dat juist?

Heel droog uitgelegd: een classificatie van je projecten op basis van objectieve criteria.

De bedoeling is dat elk type:

• een unieke fasering;
• en/of duurtijd;
• en/of werkbelasting;
• en/of aanpak heeft.

Wat levert het mij op?

Wat op het eerste gezicht een saaie opdracht is, is net een hele slimme zet om jouw bureau winstgevender te maken. Wat kun je er allemaal uithalen?

Analyses maken

De belangrijkste reden om je projecten te categoriseren is om je projecten objectief te kunnen analyseren.

• Welke projecttypes zijn winstgevend en welke minder?
• Moet ik misschien keuzes maken? Hoelang duurt elke fase? Wat is mijn tijdsinvestering?
• Welke projecttypes lopen vaak vertraging op?
• En welke lopen vlot?

Anderzijds kan een subjectieve analyse ook nuttig zijn.

• Uit welke projecttypes haal ik zelf het meeste voldoening?
• Welke projecttypes zijn mijn USP?

Sterk aanbod

Door het bepalen van projecttypes word je ‘gedwongen’ om na te denken over je aanbod. En zoals we allemaal weten: hoe specifieker of unieker je te werk gaat, hoe aantrekkelijker je wordt voor je klanten. De tijd van een architect uit een dozijn ligt hopelijk bijna achter ons.

Accurate planning en forecasting

Je weet perfect hoe lang elke fase duurt, wat je tijdsinvestering is en hoe winstgevend je projecten zijn. Dat betekent dat een bureau- en projectplanning opmaken een heel stuk gemakkelijker wordt. Het is geen nattevingerwerk meer. Ook forecasten, of financieel vooruit plannen, wordt een heel stuk eenvoudiger.

Beter en efficiënter

Door in te zetten op enkele welgekozen projecttypes (scholenbouwprojecten, duurzame renovaties, …) ga je gaandeweg meer kennis en ervaring opdoen. Je hoeft je niet telkens in te werken in een bepaalde materie en regelgeving.

Anderzijds kun je gaandeweg het proces van deze types optimaliseren. En dit is de hoofdreden waarom je projecttypes wil bepalen in je bureau. Het gaat je tijd en kosten besparen.

Capaciteitsplanning beheersen

We weten allemaal dat de werkdruk in de sector hoog ligt. Met de juiste kennis van de verschillende projecttypes kun je een capaciteitsplanning veel accurater opmaken.

• Wanneer kun je pieken verwachten?
• Hoe kun je daarop anticiperen? Hoeveel personen heb ik hiervoor nodig?
• Heb ik misschien specifieke profielen nodig?

Met de juiste kennis kun je de werkdruk veel beter onder controle houden en bijsturen waar nodig. Ook je klanten plukken hier de vruchten van. Je doet geen beloftes die je niet kunt waarmaken.

Hoe bepaal je de verschillende projecttypes?

Het indelen in verschillende types gebeurt op basis van objectieve criteria. De meest voor de hand liggende zijn:

• Type opdracht: nieuwbouw, renovatie, restauratie, herbestemming, interieurontwerp, …
• Functie: woningen, openbare gebouwen, sociale woningbouw, kantoorinrichting, …
• Projectomvang: bijvoorbeeld afhankelijk van aantal vierkante meters of wooneenheden.
• Budget: een project van 200.000 euro of 8.000.000 euro, dat maakt uiteraard een verschil in werk en duurtijd.
• Complexiteit: afhankelijk van bijvoorbeeld de technische en kwalitatieve eisen, regelgeving en risico’s kan een project als meer of minder complex gecategoriseerd worden.
• Type opdrachtgever: privéklanten, overheidsinstellingen, projectontwikkelaars, bedrijven, organisaties, ...
• Duur van het project.

Het is raadzaam om het aantal (hoofd)projecttypes te beperken – vijf à acht – afhankelijk van de grootte van je bureau.

Daarna kan het misschien nodig zijn om subtypes te bepalen. Bijvoorbeeld binnen de categorie ‘openbare gebouwen’ heb je misschien:

• een type A (> 8 miljoen euro);
• een type B (tussen 4 - 8 miljoen euro);
• en een type C (< 4 miljoen euro).

Hoe begin je er concreet aan?

Volg deze checklist. Om deze stappen concreet te maken, werkten we ook een praktijkvoorbeeld uit.

Voorbereiding

1. Start met al je projecten op te lijsten en zo veel mogelijk relevante data toe te voegen. De criteria van hierboven en het praktijkvoorbeeld kunnen je helpen.
2. Meestal kun je al snel verschillende ‘groepen’ maken. Probeer in grote lijnen te denken. Er zijn altijd projecten die om één of andere reden een uitzondering vormen.
3. Het kan helpen als je dit met meerdere personen doet, of zelfs met iemand extern. Een frisse blik kan helpen om de grote lijnen te zien en niet te vervallen in een ‘tunnelvisie’.
4. Wedstrijden is een apart projecttype. Bepaal zelf welke info voor jou cruciaal is. Als het een tweestapsprocedure is, kan het nuttig zijn om de kandidatuur- en offertefase gescheiden te houden, afhankelijk wat je meeneemt als het effectief een project wordt. De ene procedure is de andere niet.
5. Uitzonderingen zijn er altijd. Het kan een goed idee zijn om één projecttype met alle uitzonderingen te bundelen.

Uitwerking fasering en tijdsregistratie

1. Bepaal, in de mate van het mogelijke, een overkoepelende fasering waar al je projecttypes kunnen onder vallen. Hoe meer uniformiteit over de projecten heen, hoe minder uitzonderingen je per type moet maken. In het praktijkvoorbeeld vind je een voorbeeld van een overkoepelende fasering.
2. Maak daarna subfaseringen specifiek per projecttype, indien nodig.
3. Koppel je tijdsregistratie aan deze (nieuwe) fasering. Zo kun je in de toekomst zeer gemakkelijk analyses maken.

Analyses maken

1. Het belang van tijdregistratie wordt nogal eens onderschat. Maar op dit moment ga je blij zijn voor al je inspanningen de afgelopen tijd. Je kunt onmiddellijk aan de slag met het maken van analyses. Heb je nog geen gegevens uit de tijdsregistratie, dan begin je met een inschatting en stuur je regelmatig bij.
2. Je noteert per project hoe lang elke fase duurt (duurtijd) en hoeveel uren werk je hier aan gehad hebt (werkbelasting). In het praktijkvoorbeeld kan je een template vinden. De werkbelasting kan je eventueel nog opsplitsen in het type profiel (junior en senior).
3. Je bekijkt of je een gemiddelde duurtijd en werkbelasting kan bepalen per (sub)projecttype. Dit is misschien wel moeilijkste oefening. Bijt even door de zure appel en sla ze niet over, want ze is van belang voor het vervolg.

Aan de slag

1. Als je per projecttype een gemiddelde duurtijd en werkbelasting bepaald hebt, kun je hier het ereloon aan koppelen. Zo kun je zien hoe winstgevend elk projecttype is.
2. Maak per projecttype een template, zoals in het praktijkvoorbeeld. Bepaal een vaste fasering, duurtijd en werkbelasting.
3. Bij het opmaken van de bureau-, project-, financiële en capaciteitsplanning gebruik je deze templates als basis.
4. Niets is in steen gebeiteld. Het is van belang om op regelmatige basis jouw types te herevalueren en eventueel bij te sturen waar nodig.

Samengevat

• Het bepalen van projecttypes binnen jouw bureau kan je veel meer opleveren dan je op het eerste gezicht zou denken.
• Je kunt je projecttypes bepalen aan de hand van objectieve data.
• Gebruik de templates als basis en maak het projectspecifiek waar nodig.
• Blijf kritisch denken en bijsturen waar nodig.

Ja, maar …

Ik houd van diversiteit en wil juist veel verschillende soorten projecten doen.

Vooreerst wil ik je uitdagen om toch een gemene deler te vinden in de diversiteit van projecten. Eerlijk is eerlijk, een minimum aan structuur blijft nodig om je projecten gemanaged te krijgen. Hebben ze misschien allemaal dezelfde fasering, of duren ze allemaal ongeveer even lang?

De keerzijde van de medaille is dat je voor elk nieuw type project een inwerkperiode nodig hebt, die niet altijd vergoed wordt. Je neemt meer (financiële) risico’s.

Altijd dezelfde type projecten doen, is dat dan niet saai?

Absoluut niet! Als jouw type ‘overheidsopdrachten’ is, is je waaier nog steeds heel breed!

Zelfs binnen het type ‘nieuwbouwwoningen’ zijn er meer dan voldoende uitdagingen. Andere klanten, ander perceel, ander programma van eisen, andere accenten, … Saai zal het nooit worden.

Geen enkel project past perfect binnen de template die ik opgemaakt heb.

Dat is logisch. Projecten zullen altijd ergens wel op afwijken. De template dient als vertrekpunt, die je bij de start projectspecifiek maakt.

Over Ineke Verbruggen

Ineke Verbruggen is architect en helpt (interieur)architecten met een efficiënte bureau-organisatie. Minder chaos en meer winst in je architectenbureau is haar doel. Met IENS wil ze haar steentje bijdragen om de architectuursector gezonder te maken.