Vergunningsstrijd: architecten en ambtenaren verstrikt in web van regels

Dat omgevingsvergunningen voorbereiden voor architecten alsmaar tijdrovender en complexer wordt is nog heel zacht uitgedrukt. Maar ook voor ambtenaren verloopt het goedkeuren ervan steeds moeizamer. Beide partijen worstelen met een wirwar aan regels en de constante stroom aan nieuwe vereisten. Dit leidt tot vertragingen en zorgt voor groeiende frustraties aan beide zijden. In een open gesprek bespreken we deze problematiek met Genks burgemeester en voorzitter van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten Wim Dries, architect Dominiek Depoortere en architect, NAV-voorzitter en extern deskundige dienst omgeving Dirk Mattheeuws.

We weten dat omgevingsvergunningen voorbereiden voor architecten aanzienlijk meer tijd in beslag neemt dan vroeger. Dominiek, kan je het verschil tussen vroeger en nu schetsen?

Dominiek Depoortere: “De laatste jaren krijgen we tal van nieuwigheden op ons bord: de archeologienota, de MER-screening, het sloopopvolgingsplan, brandweerplannen, de hemelwaterverordening, ... Door de digitalisering moeten we bovendien voor elk aspect een aparte PDF maken. Om een voorbeeld te geven: voor een eenvoudige eengezinswoning spreken we dan al snel over 30 stuks of meer. Ik begrijp dat de overheid streeft naar een uniforme gecodeerde structuur, maar onder architecten neemt de ergernis over het vele extra werk toe.”

Wim Dries: “Ook voor ons is het werk fel toegenomen. Leverden we 20 jaar geleden vergunningsdossiers van 3 pagina’s af, dan zijn het er nu van 20 tot 25 pagina’s. Van administratieve vereenvoudiging is absoluut geen sprake. Het grootste probleem is de complexe wetgeving. Tal van verschillende kaartlagen hebben elkaar opgevolgd: gewestplannen, plannen van aanleg, RUP’s, BPA’s, gewestelijke, provinciale en gemeentelijke verordeningen. Het is een ingewikkeld geheel van regels en voorschriften.”

Dirk Mattheeuws: “Nieuwe wetgeving heeft voor- en nadelen, maar voor de architect komt het altijd neer op meer werk, terwijl opdrachtgevers niet meer willen betalen. Er blijven maar zaken bij komen, nu ook met het stikstofdecreet. Wij kunnen al die extra wetgeving niet blijven behappen. Ook de snelheid waaraan de nieuwigheden elkaar opvolgen is onhoudbaar.”

Wim Dries: “Wij merken dat architecten het moeilijk hebben aan het aantal dossiers dat we moeten terugsturen omdat ze onvolledig zijn: foute interpretatie van de hemelwaterverordening, een MER-screening die niet gebeurd is, een droogzuiging die niet werd aangevraagd, …”

Misbruik?

Bij architecten leeft de overtuiging dat ambtenaren dossiers ook wel eens onvolledig verklaren om tijd te rekken.

Wim Dries: “Bij de VVSG hebben we daar een standpunt over: misbruik van de V&O-fase kan niet. We hebben 30 dagen om een dossier volledig en ontvankelijk te verklaren en het gebeurt dat we in Genk in de laatste week om bijkomende informatie vragen. We discussiëren soms met de stadsdienst: vragen we om een dossier her in te dienen of geven we een architect 100 dagen extra om ontbrekende stukken aan te leveren? Of we te streng zijn laat ik in het midden, maar ik vind toch dat we van architecten mogen verwachten dat ze een goed en compleet dossier kunnen indienen.”

“Tot twee jaar geleden kregen wij zelden verzoeken om aanpassingen te doen, nu gebeurt het bijna systematisch” ~ architect Dominiek Depoortere

Dominiek Depoortere: “Tot twee jaar geleden kregen wij zelden verzoeken om aanpassingen te doen, nu gebeurt het bijna systematisch. Dit kan frustrerend zijn, vooral wanneer het gaat om kleine zaken zoals bijvoorbeeld een ontbrekende afstandsmaat tussen ramen op de gevel die wel op een grondplan maar niet op de geveltekening staat. Zo’n kleine aanpassing kan ik de volgende dag al doen, maar toch moeten we vaak weer 30 dagen wachten. Niet elke opdrachtgever heeft daar begrip voor.”

“Ik denk niet dat wij onze dossiers minder goed of volledig maken dan twee jaar geleden, wel integendeel. Bij mijn medewerkers zie ik een soort fatalisme ontstaan. ‘Ik heb mijn best gedaan, maar het zal toch weer niet goed zijn.’ Dat weegt. Wat me bijvoorbeeld frappeert, is dat er in het normenboek staat dat alle maten op de plannen moeten staan, op straffe van onvolledigheid. Dat is enerzijds begrijpelijk, maar anderzijds is het eigenlijk onmogelijk om daaraan te voldoen.”

Dirk Mattheeuws: “Extra maatjes worden ook wel eens opgevraagd om een dossier over het verlof te tillen.”

Wim Dries: “Dat gebeurt inderdaad. Maar wat zien wij wanneer we onze statistieken bekijken? Dat dossiers massaal worden ingediend vlak voor het bouwverlof in december en juli, of vlak voor het ingaan van een nieuwe wet. En dan wordt van ambtenaren verwacht dat ze die dossiers tijdens vakanties volledig zullen verklaren. Ook onze mensen gaan dan met verlof. Maar ik ben het met jullie eens: zowel als burgemeester als als voorzitter van de VVSG wil ik niet dat de V&O wordt misbruikt. Het moet efficiënter. Architecten kunnen dat in de hand werken door: 1. Piekperiodes te mijden want die zorgen voor een enorme werkdruk op de stadsdiensten. 2. Ervoor te zorgen dat dossiers vanaf het begin goed zijn. 3. Maximaal gebruik te maken van het vooroverleg, ook met de brandweer en vooral bij grote dossiers. 4. Opdrachtgevers beter te begeleiden naar kwaliteitsvol bouwen en niet mee te gaan in iets waarvan ze al op voorhand weten dat het onrealistisch is.”

“Zowel als burgemeester als als voorzitter van de VVSG wil ik niet dat de V&O wordt misbruikt. Het moet efficiënter” ~ Genks burgemeester Wim Dries

Dirk Mattheeuws: “Het moment van indienen hebben we als architecten niet in de hand, wij staan onder grote druk van onze opdrachtgevers die eisen dat hun dossier voor het bouwverlof wordt ingediend. Ik ben zeker akkoord wat het vooroverleg betreft, zelfs voor een gewone eengezinswoning kan dit soms zinvol zijn. Ook projecten met een eenvoudig programma kunnen complexe dossiers zijn.”

Vooroverleg

Wat is de gemiddelde doorlooptijd voor een vergunningsdossier in Genk?

Wim Dries: “Dat is 42 dagen voor een gewone procedure en 82 dagen voor een uitgebreide procedure, weliswaar ná de volledigheidsverklaring. Rekenen we de V&O-fase erbij, dan is de doorlooptijd natuurlijk veel langer, net omdat we architecten de kans geven om te vervolledigen binnen een bepaalde termijn.”

Dirk Mattheeuws: “Architecten klagen over de lange duur van de procedures, maar nog meer over bijkomende vragen die niet noodzakelijk zijn voor de beoordeling van een dossier. Hebben ze geen feitelijke meerwaarde, stel ze dan niet.”

Wim Dries: “Wat wij in Genk vaak doen wanneer we een dossier onvolledig verklaren, is al enkele beoordelingspunten meegeven. Zo hanteren we een bouwvrije zone van 5 meter, maar daar zijn architecten van buitenaf niet altijd van op de hoogte. Als het dossier verder in orde is, maar deze regel niet wordt gevolgd, moeten we de vergunning weigeren. Op onze website staan alle verordeningen en richtlijnen die we toepassen en ook in vooroverleg geven we die info spontaan mee. Als we dan toch onvolledig verklaren, lijkt het ons logisch dat we die info – indien nog altijd niet geweten – meegeven.”

Heeft Genk een afwegingskader om te bepalen welke dossiers naar vooroverleg gaan en welke niet?

Wim Dries: “We weigeren niemand, we hebben zelfs nog een loket waar particulieren vragen kunnen komen stellen. Maar we werken wel met verschillende gradaties van vooroverleg. Voor bedrijven met een grote milieu-impact sluiten wij als politiek ook aan in het vooroverleg, aangezien we hebben afgesproken dat de milieudruk niet mag stijgen in bepaalde gebieden.”

Dirk Mattheeuws: “Is er een minimumsamenstelling van dossiers voor vooroverleg?”

Wim Dries: “We hebben een gedetailleerde nota ‘Futureproofed’ over wat wij verwachten van dossiers. We hebben ook drie belangrijke verordeningen, zo zijn we in Genk streng wat het kappen van waardevolle bomen betreft.”

Ontvoogding en versnippering

Wat is de meerwaarde van dergelijke lokale verordeningen die bovenop de al heel uitgebreide en complexe regelgeving komen?

Wim Dries: “Ze vormen de basis van ruimtelijke ordening, ik ben dus een absolute voorstander van lokale regelgeving. We hebben veel verkavelingen, BPA’s, RUP’s, enkele verordeningen en ook twee visiesnota’s: ‘Futureproofed’ en één voor de renovatie van onze tuinwijken die bouwkundig erfgoed zijn. Mochten we die niet hebben, dan zouden architecten vastlopen.”

Dirk Mattheeuws: “Ja, maar waarom zou pakweg de minimale verdiepingshoogte anders moeten zijn in Gent dan in Antwerpen?”

Wim Dries: “Het zijn de verordeningen die zo in detail gaan. Die houd ik in Genk in de mate van het mogelijke tegen. Toch heb ik fel gereageerd toen minister Demir de ruimte voor verordeningen wou verkleinen. Onze boomverordening zou niet meer mogen bestaan, terwijl wij de groenste centrumstad van het land zijn en dat ook willen blijven. Genk is Maldegem niet, ook niet qua morfologie. Architecten zeggen dat de politiek richting kan geven via BPA’s, maar dan zitten we met het probleem dat aanvragen in BPA’s ouder dan 15 jaar kunnen afwijken van de daarin opgenomen voorschriften of het plan.”

Dirk Mattheeuws: “En toch zou het handig zijn mochten een aantal basisaspecten, zoals bijvoorbeeld de minimale verdiepingshoogte, vanuit Vlaanderen geregeld worden. Ook het gebruik van sjablonen voor stedenbouwkundige verordeningen en één uniek loket zou ons helpen.”

Wim Dries: “Dat is iets wat we met de VVSG zouden kunnen doen. Technisch lijkt dit me perfect mogelijk: klikken op Geopunt en dan zien welke regelgeving er op die plaats allemaal van toepassing is.”

“Voor gemeentes is de ontvoogding misschien een goede zaak, maar voor architecten is het een regelrechte ramp” ~ NAV-voorzitter Dirk Mattheeuws

Dirk Mattheeuws: “Naast details gaat het ook over interpretaties die verschillen van gemeente tot gemeente. De verschillende rioolbeheerders hanteren andere regels, net als de infrastructuur- en waterbeheerders. Voor gemeentes is de ontvoogding misschien een goede zaak, maar voor architecten is het een regelrechte ramp. En voor jullie gaat hier er toch ook een enorme meerkost mee gepaard?”

Wim Dries: “Ja, maar wat Genk betreft ben ik bereid die meerkost te betalen in ruil voor meer autonomie. Een centrumstad is natuurlijk anders dan een kleine stad. Wat ik nu opmerk is dat de adviseringen/adviesorganen (AWV, ANB, …) weinig of niet met elkaar praten. Er zijn gebieden waar we geen vergunningen meer kunnen verlenen, zelfs op plaatsen zonder waterproblemen. We lopen daarop vast. Het zou goed zijn mochten de Vlaamse administraties met een eenduidig antwoord komen, in plaats van met tegenstrijdige adviezen.”

Dirk Mattheeuws: “Pro autonomie zijnde, kan u begrijpen dat die versnippering van wetgeving en bevoegdheden echt wel een groot probleem is voor architecten?”

Wim Dries: “Ja, maar dat ligt aan de aard van de regelgeving: er is te veel ruimte voor interpretatie.”

Dominiek Depoortere: “Onlangs hadden wij een dossier met een watertoets waarbij inhoudelijke fouten in de verleende vergunning stonden. Ons voorstel was om het dakwater eerst naar een regenput en daarna naar een wadi te leiden, wat op zich gravitair niet eenvoudig is. De gemeente vroeg om zowel te bufferen als te infiltreren, maar je kunt niet beide tegelijk doen en een knijpleiding op particuliere percelen is niet realiseerbaar onder de 1000 m². Het lijkt alsof de ambtenaar die ermee bezig was het niet goed had doordacht. Helaas merk je dat pas wanneer je de vergunning krijgt, waardoor het probleem al in de vergunning is opgenomen en je genoodzaakt bent om extra stappen te ondernemen.”

Wim Dries: “Net zoals architecten maken ook ambtenaren fouten, maar het klopt: de hemelwaterverordening is een knelpunt in veel dossiers. Dit moet opgelost worden.”

Politiek geeft richting

Gebeurt het dat projectontwikkelaars rechtstreeks met hun vraag naar het schepencollege komen?

Wim Dries: “Ja en ik sta daarvoor open, mits aanwezigheid van een ambtenaar. Ik kom ook mensen tegen op netwerkevents die weten dat ik op de hoogte ben van hun dossier. Soms moet ik dan zeggen dat iets niet haalbaar is. In sommige gevallen zet ik een bemiddelingsgesprek op, dat is mijn taak als burgemeester. Een ‘nee’ is een ‘nee’, maar we kunnen wel samen zoeken naar een ‘ja’. We moeten oplossingsgericht denken: wat kan wel en hoe lossen we het op?”

Dirk Mattheeuws: “Als consultant in Maldegem stel ik vast dat veel aanvragers eerst proberen bij de ambtenaar en vervolgens bij de burgemeester gaan klagen als ze hun zin niet krijgen.”

Wim Dries: “Dan zeg ik dat ze ‘t toch met onze dienst moeten oplossen. Het gebeurt wel eens dat wij ingaan tegen het advies van de ambtenaar, maar dat moet de uitzondering blijven. Ik ben van mening dat de politiek richting moet geven. Nemen we een andere beslissing, dan motiveren zowel de schepen als ik die schriftelijk. Afwijken van de regels kan, maar we moeten pragmatisch en juridisch correct zijn.”

Dirk Mattheeuws: “Dat is een belangrijke uitspraak, want voor de collega’s op de diensten is het heel frustrerend als adviezen worden teruggedraaid of ‘overruled’.”

Komt het ook voor dat ambtenaren worden gepusht om adviezen aan te passen?

Wim Dries: “Dat doe ik niet want dat vind ik fout. Het advies van de ambtenaar gaat integraal mee in het dossier, met een duidelijke vermelding waarom het schepencollege daar eventueel van heeft afgeweken. Dit kan demotiverend zijn voor de ambtenaar, maar als we binnen de wet vergunnen, moet hij of zij dat ook accepteren.”

Hebben jullie voldoende mensen op de dienst ruimtelijke ordening of is omgevingsambtenaar een knelpuntberoep in Genk?

Wim Dries: “We hebben 12 mensen met verschillende niveaus en functies in dienst en voorlopig is dat voldoende. De zoektocht verloopt inderdaad wel moeizaam, vooral wanneer we mensen met een juridische achtergrond nodig hebben.”

Nood aan vereenvoudiging

Zet de VVSG concrete stappen richting vereenvoudiging van regelgeving?

Wim Dries: “We adviseren over de decreten en wijzen op de noodzaak van vereenvoudiging, maar dit gebeurt vooral vanuit een overheidsstandpunt. Vereenvoudiging voor ons betekent niet altijd vereenvoudiging voor architecten. Bovendien zijn er door de autonomie veel verschillen tussen de lokale besturen. Dat leidt tot een spreidstand.”

Dirk Mattheeuws: “Ik ondervind momenteel zelf dat vereenvoudigen erdoor krijgen niet eenvoudig is. Zo herschrijven we samen met experts de nieuwe verordening rond toegankelijkheid omdat we merkten dat de nieuwe teksten net ingewikkelder waren geworden. Het toepassingsgebied wordt uitgebreid, wat positief is, maar ook de afwijkingen en uitzonderingen nemen dan toe. Die spreidstand zien we vaker bij pogingen tot vereenvoudiging.”

Frustraties aan beide zijden dus. Hoe lossen we dat op volgens jullie?

Dirk Mattheeuws: “Als architect én als externe medewerker van de dienst ruimtelijke ordening in Maldegem pleit ik voor meer wederzijds begrip, want ik stel inderdaad vast dat architecten en ambtenaren eigenlijk in hetzelfde schuitje zitten en bovendien hun frustraties op elkaar projecteren. Het is het beleid dat ons overstelpt met regelgeving, ze te complex maakt en ruimte laat voor interpretatie. Niet de lokale ambtenaren. Beide partijen frequenter bij elkaar brengen en een gezamenlijk platform creëren waarin we elkaar vragen kunnen stellen en elkaars standpunt leren begrijpen zou een goeie zaak zijn. Nu zijn er aparte fora zoals ‘Architect helpt Architect’ en ‘Atrium Lerend Netwerk’, maar ook een combonetwerk zou zinvol zijn.”

Dominiek Depoortere: “Architecten zouden geholpen zijn met een concrete en uniforme leidraad. Het normenboek bestaat, maar eenduidigheid zou het proces voor iedereen vergemakkelijken.”

Wim Dries: “Meer externe experts inschakelen, zoals u in Maldegem, kan een deel van de oplossing zijn, maar als dossiers goed zijn voorbereid, dan gaat de controle ook vlotter. Desalniettemin zullen we ’t probleem niet oplossen als er geen eenvoudigere en duidelijke regels komen. Ik denk dat we ’t daar alle drie over eens zijn.”

Over

Dominiek Depoortere: zaakvoerder dubbeldee Architecten & Ingenieurs

Wim Dries:

• Burgemeester Stad Genk
• Voorzitter VVSG
• Voorzitter Fluvius

Dirk Mattheeuws:

• NAV-voorzitter
• Extern deskundige dienst omgeving Maldegem
• Zaakvoerder A-ID ARCHITECTEN