Jouw takenpakket

Functieomschrijving:
De Administratief en Operationeel Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het administratief begeleiden van architectuurprojecten binnen het bureau. Hij/zij staat in voor het algemene beheer en de uitvoering van administratieve taken van de architectuuropdrachten en ondersteunt de teams voor een vlotte uitvoering van lopende projecten. De Administratief en Operationeel Verantwoordelijke staat in voor een correcte budgetopvolging, het beheer van zakelijke documenten en ondersteunt de teams in alle zakelijke aspecten.

De Administratief en Operationeel Verantwoordelijke werkt nauw samen met de projectleiders en het algemene management (directie en algemeen zakelijk verantwoordelijke).

Wij zoeken:
Een medewerker verantwoordelijk voor de administratie (budget, contracten, verzekeringen) van de verschillende architectuurprojecten, dit in nauwe samenwerking met de projectleiders.

Hoofdtaken:

• Betrokken zijn bij het opstellen en onderhandelen van contracten tussen het bureau en de opdrachtgever (samen met de directie en eventueel in samenwerking met een externe juridisch adviseur).
• Beheren van verzekeringscontracten voor diverse architectuurprojecten
  (in samenwerking met de verzekeringsmakelaar).
• Verwerken van de facturatie mbt de projecten (zowel klanten als partners en onderaannemers).
• Ondersteuning bij budgetopvolging van de verschillende projecten.
• Ondersteuning bij het administratieve luik bij kandidatuurstellingen.
• Ondersteuning bij de dagelijkse organisatie van het bureau.

Vaardigheden en gewenst profiel:

• Sterke algemene administratieve basis (contracten, budgetten, zakelijke contacten).
• Bereid om nieuwe kennis op te doen en nieuwe vaardigheden aan te leren.
• Zelfstandig en autonoom.
• Sterke organisatorische vaardigheden.
• Vertrouwd met de courante office software (Word, Excel, PowerPoint, projectmanagementsoftware).
• Vereiste ervaring in een vergelijkbare functie (min. 3 jaar).

Vereiste vaardigheden: Talen NL/FR/ENG

Gedragscompetenties:

• Nauwkeurig en oog voor detail.
• In staat om autonoom te werken.
• In staat te prioriteren en meerdere projecten gelijktijdig te beheren.
• Werkt graag in teamverband en legt vlot contact op verschillende niveaus (intern, klanten, leveranciers… ).
• In staat om flexibel te zijn en deadlines te respecteren.