Ben je als architect bewust bezig met je archief? Gelijk heb je! Je archief is niet alleen je extern geheugen en een bron voor nieuwe ideeën, maar speelt ook een belangrijke juridische rol. We helpen je graag om de puntjes op de i te zetten: samen met het Vlaams Architectuurinstituut (VAi) stellen we een handige checklist voor met essentiële maatregelen. Zo weet je zeker dat je archiefbeheer op niveau is.
VAi
Projecten
- Al onze projecten zijn geregistreerd in een lijst
- Al onze projecten hebben een uniek nummer of code
- Wij gebruiken het unieke projectnummer
- als referentie op al onze documenten
- in de bestandsnaam van digitale documenten
- in de onderwerpsregel van e-mails
- Wij verzamelen alle documenten van één project samen in één projectdossier, tenzij het niet anders kan.
Digitale documenten
- Al ons digitaal archief bewaren wij op één plaats in een centrale digitale opslaglocatie, in huis of in de cloud
- Wij hebben oude data op usb-sticks, cd-roms etc. overgezet naar onze centrale digitale opslaglocatie
- Document managementsystemen of online collaboration tools zetten we doordacht in. Hierbij proberen we versnippering van informatie zoveel mogelijk te voorkomen, bijvoorbeeld door het aantal informatiesystemen zoveel mogelijk te beperken.
- Wij hebben een backup van ons digitaal archief:
- Bij ongelukken kunnen we de situatie herstellen naar een specifiek punt in de tijd
- Wij hebben minstens één up-to-date kopie op een externe locatie
- Wij maken gebruik van toegangsbeheer om vertrouwelijke informatie af te schermen van medewerkers en derden
E-mails
- Belangrijke e-mails slaan wij meteen op in het digitale projectdossier
- Na afsluiten van een project exporteert de projectleider alle e-mails over het project uit de mailbox en slaat deze op in het digitale projectdossier
Maquettes en tekeningen
- Belangrijke maquettes en tekeningen bewaren we in een stofvrije, donkere omgeving met een stabiel klimaat.
- Belangrijke tekeningen bewaren wij vlak, in een plannenkast of een doos
- Wij digitaliseren of fotograferen belangrijke maquettes en tekeningen
Auteursrecht
- Medewerkers staan hun auteursrechten af aan de organisatie via de arbeidsovereenkomst
- Fotografen of andere creatieve freelancers die een opdracht uitvoeren voor de organisatie, geven in een overeenkomst toestemming aan de organisatie om hun creaties te gebruiken en te verspreiden, zonder beperking in de tijd en wereldwijd
Archief vernietigen en documenteren
- We kennen de wettelijke bewaartermijnen van de informatie in ons bureau. Projectinformatie houden we bv. tien jaar volledig bij met oog op de aansprakelijkheid in de bouw.
- Als we een projectdossier vernietigen duiden we dit aan in de projectenlijst en houden we enkele essentiële referentiedocumenten bij.
- Dossiers en documenten van belangrijke projecten houden we zo volledig mogelijk bij of schenken we aan een openbaar toegankelijke archiefinstelling.
Verantwoordelijkheden
- Binnen onze organisatie is er een verantwoordelijke voor het overkoepelend archief- en informatiebeheer
- De verantwoordelijke heeft voldoende tijd en budget om zijn taken uit te oefenen
- Het beheren van de projectinformatie is opgenomen als taak in de taakbeschrijving van projectleiders
Het Vlaams Architectuurinstituut (VAi) ondersteunt architecten in hun archief- en informatiebeheer. Meer informatie over archief- en informatiebeheer voor architecten vind je op vai.be/advies.
Documenten
Checklist: archiefbeheer voor architecten (PDF)
27/09/2023 - PDF